Архів якісних рефератів

Знайти реферат за назвою:         Розширений пошук

Меню сайту

Головна сторінка » Менеджмент

Контроль в менеджменті (лекція)

Контроль в менеджменті

1. Види контролю.

2. Етапи процесу контролю.

3. Системи контролю.

4. Помилки контролю

1. Види контролю

Контроль – це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей. Контроль є однієї з основних функцій керування. При цьому він є ключовим, тому що необхідний при виконанні будь-яких функцій і всіх керуючих впливів. Контроль – це постійне порівняння того що є, з тім що повинно бути.

Види контролю

(за часом здійснення)

Попередній Поточний Підсумковий

контроль контроль (заключний)

контроль

Контроль

(по суб'єктах)

Внутрішній Зовнішній

Здійснюється на основі Здійснюється зовнішнім

наказу по підприємстві силами органами й організаціями на засобами самого підприємства фінансування з незалежних від

підприємства джерел

Етапи контролю

1 етап 2 етап 3 етап

Установка стандартів Порівняння результатів з Вибір лінії поводження

стандартом

Принципи контролю

Об'єктивність

· Вірогідність отриманої інформації

Неперервність

Охоплення контролем всіх найважливіших сторін діяльності

Незалежність та продуктивність

Прийнятність рекомендацій результатів контролю для практики


Мал. 14.1. Принципи, види й етапи контролю

 

Ціль контролю - виявлення невідповідності фактичної і нормативної (планової) роботи, причин відхилення від стандартів, надання керівництву матеріалів для здійснення необхідних коректувань.

Задачі контролю:

- оцінити роботу організації за прийнятими заздалегідь критеріями;

- дати висновок про відповідність (невідповідності) роботи підприємства вимогам Держстандартом, умовам акредитації і сертифікації продукції;

- вчасно вжити заходів по конкретних видах роботи для усунення виявлених недоліків;

- перевірити дотримання законодавства по своєчасності і повноті виконання зобов'язань перед держбюджетом, банками, розрахунків і платежів з постачальниками і споживачами.

Значення контролю визначається тим, що будь-яка організація зобов'язана фіксувати вчасно свої помилки, збої, відхилення і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації.

2. Етапи процесу контролю

Стандарт – це конкретні цілі з параметрами, досягнення яких піддається виміру. Ці мети природно випливають із процесу планування, що підтверджує тісний зв'язок функцій планування і контролю.

Досить легко установити параметри результативності для цілей, що піддаються кількісному виміру. Наприклад: обсяг податкових зборів, прибуток собівартість і ін. Але ряд важливих для організацій цілей і задач оцінити кількісно важко і навіть неможливо. Це відноситься насамперед до цілям, у формулюванні яких присутні слова «добита високої ефективності», «задовольнити потребу», «підвищити якість обслуговування».

Складність кількісної оцінки не може служити виправданням відсутності прагнення до неї, що особливо відноситься до держустанов. Звичайно замість керування державний орган лише реагує на ситуацію, що вийшла з-під контролю.

Схематично перший етап процесу контролю виглядає так:

Встановіть стандарти цілей і задач

· Виробіть показники результативності


 

Порівняйте отриманні результати зі стандартами

Встановіть масштаб відхилень

· вимірте результати

обробіть і передайте дані

оцініть ситуацію

Другий етап процесу контролю має великий обсяг організаційних дій. Головна задача етапу – зіставити фактичні отримані результати з установленими параметрами. Тому необхідно продумати комплекс дій по зміні результатів, збору, передачі обробки інформації.

 

Після оцінки стану справ, ситуації настає третій етап контролю: менеджер приймає рішення. Можливі три варіанти:

Рішення про лінію поведінки

·

· Нічого не приймати

· Усунути відхилення

Передивитися стандарт


 

3. Системи контролю

Контроль і перевірку виконання дій рекомендується систематизувати. Найбільш простого, свого роду первинний варіант – складання календарного плану-графіка. Відомою формою реалізації такого контролю є «щотижневик», де по днях тижня відзначені «крапки контролю». Ними можуть бути як самі заплановані параметри, так і відповідальні виконавці.

Безсумнівно, більш складною є систематизація об'єктів контролю, проектування їх організаційного й інформаційного забезпечення. Мова йде про створення інформаційно-керуючих систем (ІКС) планування і контролю. (Докладно див. Мескон М.Х. і ін. Основи менеджменту, с. 414-422).

Основними елементами, що складають систему контролю представлені на малюнку 14.2.

Ціль, завдання і характеристика системи контролю є основними і вихідними показниками, на основі яких розробляються вимоги до системи на стадії її проектування.

Одна з класифікацій систем контролю представлена в таблиці 14.1.

Таблиця 14.1

Класифікація діючих в організаціях систем контролю

Ознаки класифікації

Види системи контролю

Мети і задачі систем контролю

Поточний контроль

Контроль за діяльністю окремих підсистем

Стратегічний контроль

Час здійснення контролю

Попередній контроль

Поточний контроль

Заключний контроль

Об'єкт контролю

Терміни виконання розпоряджень, завдань, документів

Якість роботи груп, підрозділів, окремих виконавців

Установлені параметри (технічні, технологічні, економічні)

Глибина регулюючого впливу

Система спостереження і збору інформації про хід робіт (моніторинг)

Оперативне втручання в процеси виробництва і керування

Контроль за результатами виробничої й управлінської діяльності

Устаткування для контролю

Табло, графіки, пульти, журнали обліку, картотеки, книги і т.п.

Автоматизований контроль (прилади, датчики, ЕОМ)

Комбіновані системи контролю (машинно-ручні)

Поперед- Координу- Фільтру- Заключ-

ній ючий ючий ний

Лінійний тип контролю

Функціональний тип контролю

Операцій-ний тип контролю

Об'єкт Предмет контролю: основні характеристики

Контролю стана і поведінки об'єкта контролю

кількісні, якісні, структурні, визначені в часі

та просторі

Внутрішній

Суб'єкти контролю

Зовнішній

Завдання контролю:

Визначити стан і поведінку об'єкта управління

Види контролю

Загальна Конкретна


 

Мал. 14.2. Основні елементи системи контролю.

 

Системи контролю повинні відповідати ряду вимог і забезпечувати:

· своєчасність – подавати потрібну інформацію в потрібний час, до того, як наступлять кризові необоротні зміни;

· гнучкість – мати адаптивність пристосовуватися до змін, перебудовуватися;

· простоту – збоям, складність, витонченість може привести до відмовлень і безладдя;

· економічність – будь-який контроль не повинний коштувати більше, ніж він дає для досягнення цілей;

· зворотний зв'язок – подавати інформацію про стан контрольованого об'єкта після контрольного, регулюючого впливу для наступного внесення необхідних коректив.

4. Помилки контролю

Контроль – функція, яку зобов'язаний виконувати будь-який керівник. У процесі контролю, за оцінкою стану випливає санкція. Або заохочення, або покарання – якщо справа стосується виконавця. Природно, це покарання за помилку, неточність, недбалість – навіть усвідомлюване порушником – викликає незадовільність, негативні емоції в провинених.

Існує чимало рекомендацій – як контролювати, як карати. Багато корисного можна почерпнути з книг Д. Карнегі, де досить розкриті техніки, прийоми, схеми поводження в таких ситуаціях.

Нижче перераховані типові помилки керівників, здатні дискредитувати будь-яку систему контролю.

1. Контроль повинний бути постійним, а не епізодичним. Це постійна задача керівника.

2. Тотальний, суцільний контроль всіх і кожного не перебираючи безперспективний. Він суперечить можливості контролю.

3. Пошук «козлів відпущення» дискредитує керівника і керування в цілому.

4. Схований контроль викликає досаду і навіть образу.

5. Контроль з недовіри говорить про підозрілість і непевність у собі.

6. Контроль тільки «своїх» питань, «улюблених» ділянок суперечить самому системному підходу.

7. Результати контролю обов'язково оголошуються, при цьому бажаний докладний аналіз.

З усього різноманіття рекомендацій нагадаємо про правило

«Керуюча п'ятірня»

Чий вибір ?

Чий інструктаж ?

Чий контроль ?

Хто винен ?

Схематично правило можна представити як руку, вказівний палець якої спрямований на порушника ( Див Мал. 14.3.).

Мал. 14.3.

Якщо вказівний палець спрямований на той, кого ви хочете обвинуватити, то три пальці вказують назад, на себе. Вони як би запитують:

1) Хто вибрав цієї людини для виконання задачі, що вирішена незадовільно?

2) Хто його інструктував? Як це було зроблено?

3) Чи був відповідний контроль за його роботою? Якщо всі три пункти – «пальця» дали гарні оцінки, можна говорити про винуватця. Але великий палець нагадує, що зайвий натиск не дає успіху.

ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ

Практичне заняття по даній темі покликано систематизувати отримані представлення про контроль. Насамперед, про процес контролю, його етапах і операціях.

З цією метою слухачам надається для вивчення схема-модель процесу контролю (див. мал. 14.4.)

Орієнтуючись на цю модель, треба скласти проект організації контролю для держустанов, що вирішує типову проблемну ситуацію.

 

Встановіть масштаб допустимих відхилень

Оцініть точність і значимість інформації

Порівняйте результати із стандартами

Повідомте отримані данні співробітникам

Нічого не розпочинайте

Етап 2: Порівняйте результати із стандартами

Етап 3: Дії

Планування цілі та стратегічні плани

· Визначте показники результативності

Етап 1.

Визначення стандартів

Встановіть відхилення

Перегляньте стандарти

Чи досягнуті цілі?

Чи

реалістичні стандарти ?

Встановіть причину відхилення

так

так

ні

ні


 

Мал. 14.4. Модель процесу контролю

Зміст конкретної ситуації, необхідні дані, нормативні документи і т.д. завчасно готуються викладачі.

Ще одним важливим моментом у засвоєнні матеріалу теми є обговорення практичних питань:

- хто повинний контролювати ?

- які особливості контролю на різних рівнях керування?

- як здійснювати контроль?

- які параметри вимірювати в запропонованій ситуації?

- у чому відмінні риси стандартів контролю:

використання ресурсів,

ефективність виробничої діяльності,

відношення працівників до праці?

З цією метою що навчається видається бланк із таблицею, зразкова форма якої представлена в табл. 14.2.

Таблиця 14.2.

Що, як, яким образом контролювати ?

Хто контролює

Що

контролювати

Сам працівник

Колеги

Безпосередній керівник

Представник дирекції

Зовнішні

експерти

ЕОМ

Держ. органи

Використання матеріальних ресурсів

 

 

 

 

 

 

 

Забезпечення фінансами

 

 

 

 

 

 

 

Виконання договірних зобов'язань

 

 

 

 

 

 

 

Безпека діяльності

 

 

 

 

 

 

 

Дотримання законів, норм і правил

 

 

 

 

 

 

 

Розбіжність коштів

 

 

 

 

 

 

 

Співвідношення витрат і результатів

 

 

 

 

 

 

 

Професіоналізм, кваліфікація

 

 

 

 

 

 

 

Компетентність

 

 

 

 

 

 

 

Відношення до праці

 

 

 

 

 

 

 

…...(що ще?)

....................................................................................................

У ході практичного заняття рекомендується всіх що навчаються розбити на підгрупи по 4-6 чоловік. Після обговорення в підгрупах прийняті рішення обговорюються на загальному засіданні. Аналізуючи варіанти рішення в цілому, уточнюючи позиції, доводи й аргументи. Конкретизуються висновки і пропозиції.

Викладач робить узагальнення, пам'ятаючи при цьому, що головне – одержати представлення про контроль як системі, де є рівні, елементи, етапи інформаційно-технічне забезпечення і психологічні фактори.

Контрольні питання

1) Роль і задачі контролю в керуванні?

2) Які види і типи контролю?

3) Які етапи виділяють у процесі контролю, їхнє призначення?

4) Як використовувати модель процесу контролю в конкретних ситуаціях?

5) У чому особливості різних стандартів?

6) Яким вимогам повинна відповідати ефективна ІКС?

7) Як уникнути типових помилок у контролі?

8) Які недоліки в організації контролю можуть дати негативний ефект?

9) Як організувати контроль у циклі «скарги, сигнал про недолік – усунення причин, виправлення ситуації»?

10) Хто, що і як повинено контролювати на різних посадових рівнях?

Література до теми

1. Зигерт В., Ланг Л. Керувати без конфліктів. – М.: Економіка, 1990,

с. 75-91

2. Карнегі Д. Як здобувати друзів і впливати на людей. – К.: Наукова думка, 1989, с. 224

3. Мескон М. Основи менеджменту. – М., 1992,с.390-425

Використана література:

1. Клівець П.Г. Менеджмент: теорія і практика. – Д.: Вид-во ТОВ "Баланс-Куб”, 2006.





Реферат на тему: Контроль в менеджменті (лекція)


Схожі реферати



5ka.at.ua © 2010 - 2016. Всі права застережені. При використанні матеріалів активне посилання на сайт обов'язкове.    
.