Архів якісних рефератів

Знайти реферат за назвою:         Розширений пошук

Меню сайту

Головна сторінка » Діловодство

Стандартні протоколи службової наради та реквізити службових документів (реферат)

Зміст

1. Стандартні реквізити службових документів. 3

2. Скласти протокол службової наради. 11

Список використаної літератури. 15


1. Стандартні реквізити службових документів

Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Розрізняють постійний і змінний реквізити документа.

Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка, змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення (див. табл. 1.).

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків:

а) для листів;

б) для інших документів.

Бланки виготовляються двох форматів - А4 (210x297мм) та А5 (148x210мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити «адресат», гриф «обмеження доступу до документа», гриф «затвердження», «резолюція».


 

Таблиця 1. Реквізити документів та їх оформлення

Реквізити

Правила оформлення

1.

Державний герб

Розташовується посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою орга­нізації

2.

Емблема організації

Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товар­ний знак, зареєстрований у встановленому порядку

3.

Зображення державних нагород

Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа

4.

Код підприєм­ства, устано­ви, організації

Розташовується у верхньому правому кутку

5.

Код форми документа

Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, уста­нови.

6.

Назва мініс­терства або ві­домства

Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки

7.

Повна назва установи, ор­ганізації або підприємст­ва - автора документа

Розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом

8.

Назва струк­турного під­розділу

Розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом

9.

Індекс підпри­ємства зв'яз­ку, поштова й телеграфна ад­реса, номер телетайпу, но­мер телефону, факсу, номер розрахунково­го рахунка у банку

Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових пра­вил:

вул. Пирогова, 9 м. Київ,30, 02030,

тел.(044) 221-99-33

На бланку для листів вказується номер роз­рахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок №11632516 в Укрінбанку м.Києва МФО №321518

10.

Назва виду до­кумента

Розташовується зліва або посередині сторі­нки. В усіх документах, крім листів, наво­диться назва його виду. Залежно від цієї на­зви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу

11.

Дата

Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підпи­сання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально від­ веденому для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять
під текстом зліва. Вона записується словес­
но-цифровим способом (24 серпня 2007р.)або цифровим - трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік - 19.06.02 (тобто 17 червня 2002 року). У документах матеріально-фінансового ха­рактеру дата оформляється словесно-циф­ровим способом

12.

Індекс

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний по­шук документа, контроль про виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом об­ліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 - шифр структурного підрозділу, 10 - номер спра­ви, документа; 36 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних до­кументів та канцелярії

13.

Посилання на індекс та дату вхідного доку­мента

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані в до­кументі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на №02-10/135 від 01.03.02

14.

Місце укла­дення чи ви­дання

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ

15.

Гриф обме­ження доступу до документа

Розташовується праворуч під кодом фірми. Записується в середині рядка «для службо­вого користування», «таємно», «цілком та­ємно»

16.

Адресат

Розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назва устано­ви, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з нового рядка:

Директорові Інституту ботаніки ПАП України

Доктору природничих наук Петренку О.І.

У порядку адресування поштових відправ­лень по Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 14446 від 22 грудня 1997 р. відбулися зміни. Адреси ад­ресата і адресанта зазначаються у такій по­слідовності:

• ім'я, по батькові та прізвище адресата
(для організацій - назва підприємства, організації, установи);

• вулиця, номер будинку, квартири;

• населений пункт, номер відділення зв'яз­ку;

• район і область (у разі потреби);

• поштовий індекс.

На поштових відправленнях, адресованих «До запитання», на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначають повністю

17.

Гриф затвер­дження

Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвід­чення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

 

 

• слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

• назва посади;

• особистий підпис;

• ініціали та прізвище особи, що затверди­ла документ;

• дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи № 254 (підпис) Л.С. Семенова 07.10.02

18.

Резолюція

Розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:

• прізвище та ініціали виконавця, якому
відправлений документ;

• термін виконання документа;

• особистий підпис керівника;

• дата.

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою

19.

Заголовок тек­сту

Друкується малими літерами, розміщуєть­ся під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, по­чинається з прийменника про, має бути ла­конічним і точним, з максимальною повно­тою розкривати зміст документа

20.

Відмітка про контроль

Розташовується ліворуч у верхній частині поля першої сторінки документа. її проста­влять за формою «К» або «Контроль»

21.

Текст

Складається з таких логічних елементів:

• вступу;

• доказу;

• закінчення.

Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля)

22.

Відмітка про наявність до­датка

Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:

1. Якщо документ має додатки, зазначені в
тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то
відмітку про це оформляють так:

Додаток: на 2 стор., у 3 прим.

2. Якщо документ має додатки, не зазначе­ні в тексті, то їх потрібно перерахувати із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників.

Додаток: Проект реконструкції ділянки на 5 стор., у 3 прим.

3. Якщо додаток залишається у справі, то
зазначається:

Додаток: відповідно до списку на 7 стор.

23.

Підпис

Підписують, як правило, перший примір­ник документа. До складу підпису входять:

• зазначення посади (ліворуч);

• підпис (праворуч);

• ініціали й прізвище особи, що підписала
документ (праворуч).

Підписи кількох службових осіб на докуме­нтах розташовуються одна під одною у по­слідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи роз­ташовуються на одному рівні:

Директор Директор

ВО «Більшовик» НДІ «Прогрес»

/підпис/ /підпис/

Л.С.Семенов Ю.Ю. Некрасов

Розшифровування підпису в дужки не бе­реться

24.

Гриф узго­дження

Розрізняють дві форми узгодження докуме­нтів - внутрішнє (з підрозділами та службо­вими особами установи) і зовнішнє (з підві­домчими та непідвідомчими організація­ми). Гриф узгодження ставиться на зовніш­ній формі. Цей реквізит складається з:

 

 

• слова УЗГОДЖЕНО

• назви посади службової особи (включа­ючи назву установи), з якою узгоджуєть­ся документ;

• особистого підпису;

• дати.

Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту ПІДПИС або на окремій сто­рінці.

Наприклад:

УЗГОДЖЕНО Директор шахти № 6 /підпис/ К.С. Кущаєв 01.09.02

25.

Віза

Внутрішнє узгодження проекту докумен­та - це його візування. Віза складається з:

• особистого підпису особи, що візує;

• дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (за­значаються ініціали і прізвище);

Завідувач кафедри (підпис) Б.М. Сайко

01.09.02

Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташо­вуються перед візою. При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші ви­хідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі

26.

Печатка

Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печат­ки є гербові та прості. Гербова печатка при­кладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до стату­тів, положень, які вимагають відбитка печа­тки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображається. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межи організації, до розмножених примір­ників розпорядчих документів при їх розси­ланні, до довідок з місця роботи тощо

Реквізити

Правила оформлення

27.

Відмітка про

засвідчення

копій

У правому верхньому кутку пишеться сло­во «копія», під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада виконавця; під­пис і його розшифрування. При потребі підпис завіряється печаткою

28.

Прізвище виконавця та номер його телефону

Цей реквізит обов'язковий на вихідних до­кументах (листах, довідках, висновках). Складається з:

• прізвища виконавця;

• номера його службового телефону.
Вони ставляться в нижньому лівому кутку
зворотного або лицьового боку останньої
сторінки документа

29.

Відмітка про виконання документа й направлення його до справи

Цей реквізит розмішується в лівій або цен­тральній частині нижнього поля першої сто­рінки документа і містить у собі такі дані:

• стислу довідку про виконання;

• слова ДО СПРАВИ та номер справи, до
якої має бути підшитий документ;

• дату направлення документа до справи

ЗО.

Відмітка про перенесення даних на ма­шинний носій

Розміщується після тексту в нижній частині документа.

Містить:

• запис «Інформація перенесена на ма­шинний носій»;

• підпис особи, відповідальної за перене­сення даних;

• дату перенесення

31.

Відмітка про надходження

Містить:

• скорочену назву організації, що отрима­ла документ;

• дату його надходження.

Ця відмітка робиться від руки чи за допомо­гою гумового штемпеля організації (реєстра­ційного штампа). Відбиток штампа містить:

• назву організації;

• дату надходження;

• індекс документа.

Відмітка про надходження розташовується пра­воруч на нижньому полі сторінки документа


2. Скласти протокол службової наради

Протокол № 2

службової наради в Національній академії державного управління при Президентові України

3 липня 2006 р. м. Київ

Присутні:

В.Нанівська, президент Національної академії державного управління при Президентові України (далі – Національна академія),

О.Оболенський, перший віце-президент Національної академії, В.Бондаренко, В.Гусєв, В.Грабовський, В.Гущенко, В.Дон, Т.Єфіменко, А.Журавльов, Г.Заяць, І.Гончарук, Р.Ільясов, О.Касьянова, О.Лебединська, С.Майборода, Н.Мазуренко, Л.Пшінка. Т.Cаченко, Л.Семенова, С.Соколик, Н.Станицька, Ю.Стеценко, Ж.Таланова, Н.Осницька, В.Трощинський, О.Хмелевська, В.Цимбал, А.Ясинська.

Порядок денний:

I. Про стан виконання доручень наради від 29 червня 2006 р.

II. Про стан виконання доручень президента Національної академії державного управління при Президентові України.

ІІІ. Про стан підготовки будівельного комплексу до осінньо-зимового періоду та забезпечення економії енергоносіїв.

ІV. Про результати роботи службової комісії з факту зриву вступних іспитів 24 червня 2006 р.

V. Про результати перевірки Національної академії Головним управлінням державної служби України.

VI. Різне.

I. СЛУХАЛИ: Про стан виконання доручень наради від 29 червня 2006 р.

ВИСТУПИЛИ: Т.Єфіменко, начальник організаційно-контрольного управління, доповіла про стан виконання рішень наради:

виконано рішення щодо запровадження та підготовки нарад;

підготовлено розпорядження першого віце-президента Національної академії про аналіз виконання рішень консультаційно-дорадчих органів академії у 2005-2006 навчальному році від 30 червня № 9-р, яким зобов'язано керівників відповідних структурних підрозділів надати до 6 липня 2006 р. необхідну інформацію (плани та їх виконання);

доручення щодо підготовки наказу про заборону паління в Національній академії та на прилеглих до неї територіях не виконано;

потребують додаткового опрацювання з наступним розглядом питання щодо можливостей впровадження комп'ютерного моніторингу якості навчання та аналізу якості виконання дисертаційних досліджень;

потребує чіткого визначення термін розроблення внутрішнього сайту Національної академії.

УХВАЛИЛИ:

1. Звернути увагу начальника економіко-господарського управління Національної академії Ю.Стеценка на недопустимість затримок виконання доручень.

2. А.Журавльову, начальнику центру інформаційних технологій, разом з навчально-методичним управлінням (Р.Ільясов) проаналізувати можливості з впровадження комп'ютерного моніторингу якості навчання, підготувати питання для розгляду на Вченій раді Національної академії до 14 вересня 2006 р.

3. А.Ясинській, начальнику управління підготовки науково-педагогічних та наукових кадрів, до 14 вересня поточного року підготувати для аналізу на засіданні Вченої ради Національної академії питання про тематику та якість виконання дисертаційних досліджень з проблем державного управління та місцевого самоврядування, а також питання щодо створення координаційної ради з питань досліджень в науковій галузі "Державне управління”.

4. А.Журавльову розробити внутрішній сайт Національної академії до 10 липня 2006 р.

II. СЛУХАЛИ: Про стан виконання доручень президента Національної академії.

ВИСТУПИЛИ: Г.Заяць, заступник начальника організаційно-контрольного управління – начальник загального відділу доповіла, що мають місце порушення термінів виконання зазначених категорій документів (не виконано 4, виконано 10).

УХВАЛИЛИ: Суворо попередити керівників структурних підрозділів Національної академії про персональну відповідальність за порушення термінів виконання доручень президента академії.

ІІІ. СЛУХАЛИ: Про стан підготовки будівельного комплексу до осінньо-зимового періоду та забезпечення економії енергоносіїв.

ВИСТУПИЛИ: О.Оболенський, перший віце-президент Національної академії, запропонував зняти питання з обговорення як непідготовлене у зв'язку з відсутністю матеріалів.

УХВАЛИЛИ:Звернути увагу В.Цимбала, начальника управління будівництва і реконструкції, та Ю.Стеценка, начальника економіко-господарського управління на неналежну підготовку питання.

Обговорити питання про стан підготовки будівельного комплексу до осінньо-зимового періоду та забезпечення економії енергоносіїв на нараді 10 липня 2006 р.

IV. СЛУХАЛИ: Про результати роботи службової комісії з факту зриву вступних іспитів 24 червня 2006 р.

ВИСТУПИЛИ: А.Журавльов, начальник центру інформаційних технологій, доповів, про причини факту зриву та результати проведеного розслідування.

УХВАЛИЛИ: А.Журавльову, начальнику відділу інформаційних технологій, забезпечити належну роботу єдиної інформаційної системи Національної академії.

V.СЛУХАЛИ: Про результати перевірки Національної академії Головним управлінням державної служби України.

УХВАЛИЛИ:

1. Звернути увагу І.Гончарук, заступника начальника відділу кадрів Національної академії, на непідготовленість питання.

2. Заслухати результати перевірки на нараді 10 липня 2006 р.

Розглянути питання про результати перевірки Національної академії Головним управлінням державної служби України на нараді 10 липня 2006 р.

VI. СЛУХАЛИ: Різне: про порядок підготовки питань наради.

УХВАЛИЛИ: Установити, що працівники, які доповідають питання на нарадах, забезпечують їх підготовку, а саме: готують письмовий стислий виклад зробленого, наявних проблем або причин невиконання, а також проект рішення. Зазначені матеріали на електронному та паперовому носіях подаються організаційно-контрольному управлінню (Т.Єфіменко, Г.Заяць) не пізніше 12.00 кожного четверга.

Організаційно-контрольне управління подає першому віце-президенту Національної академії зазначені матеріали до 16.00 (п'ятниця) для розгляду.

Невчасно подана інформація є підставою для зняття питання з порядку денного як такого, що не підготовлене.

Президент В.Нанівська


Список використаної літератури

1. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 319 с.

2. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник/ К. Д. Гордієнко. - К.: КНТ, 2006. - 277 с.

3. Данюк В. Кадрове діловодство: Навчальний посібник/ Василь Данюк, Людмила Кулаковська,. - К.: Каравела, 2006. - 239 с.

4. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті: Навч. посіб./ Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Марга-рита Чупріна,. - К.: ЕксОб, 2003. - 269 с.

5. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". - Львів: Тріада плюс, 2006. - 217 с.

6. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. - К.: Довіра, 2007. - 687 с.





Реферат на тему: Стандартні протоколи службової наради та реквізити службових документів (реферат)


Схожі реферати



5ka.at.ua © 2010 - 2016. Всі права застережені. При використанні матеріалів активне посилання на сайт обов'язкове.    
.