Архів якісних рефератів

Знайти реферат за назвою:         Розширений пошук

Меню сайту

Головна сторінка » Діловодство

Службові документи на підприємстві: класифікація, зразки, реквізити (курсова робота)

ЗМІСТ

I. Вступ…………………………………………………………… .2

II. Поняття документа в діловиробництві. Класифікація службових документів. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів. Склад реквізитів. Береги документів за ГОСТ 6.38-90. Вимоги до виготовлення бланків. Вимоги до текстів службових документів.

1. Поняття документа в діловиробництві……….…………………….3

2. Класифікація службових документів……………………………….4

3. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів……… 8

4. Реквізити документів та їх оформлення………………………… 12

5. Береги документів за ГОСТ 6.38-90………………………………16

6. Вимоги до виготовлення бланків………………………………….18

7. Вимоги до текстів службових документів……………………… 21

III. Заключна частина (висново)…… .………………………….…25

Список використаної літератури………………………………28

I. ВСТУП

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе значення нинішнього етапу діловодства це спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільної документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.1990 року № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.1991 року ГОСТ 6.3-90. він являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.

Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніше встановлені правила, по-іншому вирішує де ГОСТ 6.38-90. Цей ГОСТ містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та ін.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу.

II. ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТА В ДІЛОВИРОБНИЦТВІ

Управління в суспільстві, галузями народного господарства підприємством чи установою з погляду технології являє собою процес отримання обробки та передачі інформації. Переважну частину використаної у процесі управління інформації необхідно зафіксувати і зберегти. Для цього використовують різні матеріальні носії інформації. Носії інформації – папір, магнітні стрічки та касети, дискети та диски, фотокартки, кінофільми.

Документом називають будь-яке офіційне свідчення та доказ достовірності дії предмета чи поняття. Документи мають правове та господарче значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворити факти діяльності установи, підприємства чи організації, знаходити в закінчених й переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для оперативної поточної роботи так і для історії.

Управлінський документ містить інформацію, що виникла і використовується у сфері управління. Виходячи з цього документ є насамперед зафіксований письмовим способом, носієм інформації й водночас своєрідним матеріалом, (сировиною для обробки). Цей «матеріал» має бути якісним, швидко та продуктивно надавати інформацію. Це стосується передусім цифрової, планової та облікової документації обробка якої добре механізована.

Частина документів організаційно-розпорядчого характеру звітність, службове листування призначені для безпосередньою управлінської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.

2. КЛАСИФІКАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш значними ознаками схожості та відповідності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі друкування їх справи.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони є писемним доказом, джерелом відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Документи класифікують за такими ознаками:

Ø спосіб фіксації інформації;

Ø зміст;

Ø назва;

Ø вид;

Ø складність;

Ø місце складання;

Ø термін виконання;

Ø проходження;

Ø гласність;

Ø юридична сила;

Ø стадія виготовлення;

Ø термін зберігання;

Ø рід діяльності та ін.

Засоби фіксації інформації розрізняють такі:

Ø письмові. До яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

Ø графічні, в яких зображення об'єкту передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, малюнки, рисунки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

Ø фото й кінодокументи, що створені способами фотографування, кінематографії. Це кіноплівки та фотоплівки. На них можна ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи не можливо;

Ø фотодокументи, такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

Ø організаційно-розпорядчі;

Ø фінансово-розрахункові;

Ø постачально-збутові.

За видами документи поділяються на:

Ø типові, що розробляються винними органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

Ø трафаретні, котрі виготовляються друкарським методом незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

Ø індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За місцем складання розрізняють такі документи:

Ø внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.

Ø зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

За строками виконання:

Ø термінові — це документи зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

Ø дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

Ø нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства, організації, установи.

Ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

За стадіями створення:

Ø оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

Ø копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

Ø виписка (витяг) - оформлюється за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину;

Ø Дублікат відтворюється, якщо документ загублено, Юридичний оригінал і дублікат рівноцінні.

За складністю документи бувають:

Ø прості (односкладові), що містять інформацію з одного питання;

Ø складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За строками зберігання:

Ø постійного;

Ø тривалого (понад 10 років);

Ø тимчасового (до 10 років) зберігання

За технікою відтворення:

Ø рукописні;

Ø відтворені механічним способом

За носієм інформації: оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

За родом діяльності виділяються системи документації, які класифікуються таким чином:

Ø організаційно-розпорядча;

Ø стандартів та технічних умов;

Ø планова;

Ø звітно-статистична;

Ø конструкторська;

Ø технологічна;

Ø розрахунково-грошова;

Ø з ціноутворення та ін.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.

3. ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляр-зразка.

Формуляр-зразок – це модель побудови форми документу, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94).

Реквізити – це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

У разі оформлення організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1. державний герб;

2. емблема організації;

3. зображення нагород;

4. код підприємства;

5. код документа;

6. назва Міністерства чи відомства;

7. назва підприємства(організації, установи, фірми);

8. назва структурного підрозділу;

9. індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку у банку;

10. назва виду документа;

11. дата;

12. індекс (вихідний та номер документа);

13. посилання на індекс і дату вхідного документа;

14. місце складання чи видання;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

17. гриф затвердження;

18. резолюція;

19. заголовок до тексту;

20. позначка про контроль;

21. текст;

22. позначка про наявність додатка;

23. підпис;

24. гриф погодження;

25. візи;

26. відбиток печатки;

27. позначка про звірення копії;

28. прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконання);

29. позначка про виконання документа й направлення його до справи;

30. позначка про перенесення даних на машинний носій;

31. позначка про надходження;

32. позначка про державну реєстарцію.

Реквізити бувають: • постійні; • змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі. Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД. Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа.

4. РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ОФОРМЛЕННЯ

1. Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

3. Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4. Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.

5. Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

7. Назва підприємства розташована у правому кутку документа.

8. Назва структурного підрозділу - в правому кутку біля назви підприємства.

9. Індекс підприємства зв'язку поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номер телефону, номер рахунку в банку розміщуються аналогічно реквізитам 7 та 8.

10. Назва виду документа друкують великими літерами у відповідності до державних стандартів (АКТ, НАКАЗ, ПРОТОКОЛ).

11. Дата в документахоформлюються цифровим способом в один рядок в такій послідовності: число, місяць, рік (01.01.2001р.). якщо число або місяць складається з однозначної цифри перед ними ставлять нуль. В документах фінансового значення дозволяється оформляти дату словесно-цифровим способом (01 січня 2001 року).

12. Індекс може складатись з цифрової та літерної абревіатури. Як правило індекс складається з таких складових частин: індекс структурного підрозділу; індекс справи; порядковий номер. Індекс друкують в такому ж рядку, що й дату.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа містить в собі номер та дату проставлені в документі тією організацією, яка його склала. Організація, яка дає відповідь повинна повністю продублювати цю інформацію.

14. Місце складання чи видання містить відомості про назву міста, проставляють скорочену назву населеного пункту, перед назвою міста Київ скорочення не використовують. Цей реквізит розміщують при кутовому та повздовжньому положенні.

15. Гриф обмеження доступу до документа використовують в документах призначених для службового користування, тих, що містять секретні відомості або комерційну таємницю.

16. Адресат складається з назви організації та структурного підрозділу до якого направляється документ або з назви посади та прізвища особи, якій направляється документ. До складу реквізиту може входити також адреса.

17. Гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», назви посади особи, яка затверджує документ, її особистого підпису, його розшифрування й дати. Якщо документ затверджує керівник вищої організації (інстанції), то до назви посади входить і назва цієї організації (інстанції). Коли документ затверджують постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви документа в пасивному відмінку, його дати та номера.

18. Резолюція використовується коли потрібно зафіксувати вказівку щодо виконання документа. До резолюції входять прізвище виконавця, зміст доручення і термін виконання. Резолюція має бути підписана й датована.

19. Заголовок до тексту – це стислий виклад змісту документа. Заголовок має бути максимально коротким, ємким, точно передавати зміст тексту і граматично узгоджуватися з назвою документа. Заголовок до тексту в документах, виготовлених на бланках чи аркушах формату А5 – не зазначають.

20. Позначка про контроль зазначається при потребі.

21. Текст.

22. Позначка про наявність додатка. Якщо документ має додатки і це зазначено в тексті, то цей реквізит оформлюють великими літерами слово «ДОДАТОК», вказують кількість аркушів та кількість примірників. Якщо додатки збрушовані, то в реквізит не вказується то кількість аркушів не вказується.

23. Підпис складається з назви посади, яка підписує документ (повної, якщо документ оформляють не на бланку, скороченої – якщо на бланку), її особистого підпису та його розшифрування. Якщо документ підписують кілька посадових осіб, то їхні підписи розташовують один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим посадам. Якщо документ підписує комісія, то спочатку зазначають голову комісії, а нижче – її членів.

24. Гриф погодження складається зі слова «ПОГОДЖЕНО», назви посади особи, яка погоджує документ, її особистого підпису, його розшифрування й дати.

25. Візи. Оформляючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату.

26. Відбиток печатки. Документ, що засвідчує права посадових осіб, які фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами, підпис відповідальної особи має бути завірений гербовою печаткою. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ. Відбиток гербової печатки проставляють на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, на винаходи, на зразках відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

27. Позначка про завірення копії. Звіряючи копію документа, проставляючи надпис «З ОРИГІНАЛОМ ЗГІДНО» наводять назву посади особи, яка завірила копію, її особистий підпис, його розшифрування і дату звірення.

28. Прізвище виконавця та номер йог телефону розташовують на лицьовому фоні або якщо немає місця, то на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті.

29. Позначка про виконання документа має містити такі дані: короткі відомості про виконання, якщо немає документа, котрий свідчить про виконання або якщо такий є ; посилання на його дату та номер; слова «У справу»; номер справи, де зберігається документ.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій оформляють від руки. Він складається із запису: «Інформацію перенесено на машинний носій», підпису особи, яка відповідає за перенесення даних, розшифрування підпису і дати перенесення.

31. Позначка про надходження розташовується у правому нижньому куті першого аркуша документа. Він складається із скороченої назви підприємства – одержувача документа, його внутрішнього індекса і дати надходження документа.

32. Позначка про державну реєстрацію.

5. БЕРЕГИ ДОКУМЕНТІВ ЗА ГОСТ 6.378-90

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ГОСТ 6.38— 90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматьт») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм). У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

Ø лівого — 20 мм (8 пробілів);

Ø правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

Ø верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);

Ø нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39— 72 «Унифицированные системи документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»:

Ø лівого — 35 мм (13 пробілів);

Ø правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

Ø верхнього — 20 мм (4— 5 інтервалів);

Ø нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша.

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту 3 на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки документа.

У багато сторінкових документах реквізити 22— 28, 30 проставляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.

6. ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ БЛАНКІВ

Постановою Держкомітету за стандартами СРСР від 27.03.1990р. номер 622 замість інших ГОСТів введено в дію з 01.01.1991р. ГОСТ 6.38-90 «Уніфіковані системи документації, системи ОРД, вимоги до оформлення документів.»

Цей стандарт вносить зміни та доповнення до попередніх документів, змінюються вимоги до оформлення окремих реквізитів, змінюються реквізити полів.

Бланк документа (офіційний) – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для зміненої.

Встановлено два види організаційно-розпорядчих бланків (ГОСТ 6.38-90):

Ø Для службових листів;

Ø Загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:

Ø Кутове. Постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті;

Ø Повздовжнє. Постійні реквізити розташовуються вздовж верхньої частини аркуша.

Своєю чергою і кутове, і повздовжнє розташування реквізитів може бути:

Ø Флаговим – кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

Ø Центрованим – початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від межі відведеної робочої площі.

При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити від 1-9 і трафаретні частини реквізитів 11-13. Останні розміщують ліворуч на площі, відведеній формуляр-зразком, незалежно від варіанту розташування постійних реквізитів – кутове чи повздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин. Мають наноситись також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29, 30, 31.

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (в межах площі відведеної формуляр-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланку з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6-9 державною мовою, а нижче – іноземною.

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться реквізити 1-3, 6-8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 та обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланку можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів – наказів, розпоряджень, вказівок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформлюючи документи можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем. Склад й розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90 до бланків службових листів. У посадових бланках вводять додатковий реквізит «назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7.

Зображення державного герба на бланках згідно з кутовим та повздовжнім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організацій її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша нарівні реквізиту 7.

Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (орден), можуть вміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород для своїх назв або роботи те й інше разом.

Замість повної назви вищого органу-міністерства чи відомства (реквізит 6) – можна наносити його скорочену назву визначену відповідно-правовим актом.

Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.

Індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номер телетайпа, номер телефону, факсу, (реквізит 9) зазначають відповідно до «Поштових правил Міністерства зв'язку». Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використанні розрахунково-грошових операцій.

На бланках для недержавних підприємств реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а реквізити 9 – на нижньому березі. Реквізити 29, 31 в такому разі розташовуються вище за реквізит 9.

Бланки документів слід виготовляти на білому папері.

7. ВИМОГИ ДО ТЕКСТІВ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів. Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні. Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та прямий порядок слів у реченні, коли присудок іде за підметом, означення стоїть перед означуваним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження припадає на дію, використовується зворотній порядок слів. Наприклад:

Більше уваги потрібно приділяти підбору слів. Не слід використовувати в одному реченні однокореневі слова, тавтології. Наприклад:

%> Слід відзначити наступне; травень місяць; п 'ять осіб дітей;

Для ділового стилю службових документів характерне використання стійких словосполучень. У методичних рекомендаціях за уніфікацією текстів службових документів наведений великий алфавітний перелік дієслівно-іменникових словосполучень за другим (іменним) компонентом, що найчастіше використовуються у діловому спілкуванні.

Подібні приклади використання словосполучень у службових документах подаються як додатки і у відомчих правилах складання та оформлення документів.

Службові документи вирізняються нейтральним тоном. Листування ведеться від третьої особи, займенник замінюється на іменник (інститут просить, керівництво не заперечує, підприємство направляє тощо). У розпорядчих документах, що відображують принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини. Так само складаються пояснювальні записки, заяви, більша частина доповідних записок.

Набуло поширення застосування скорочених слів та словосполучень у службових документах, що зменшує їх обсяги і прискорює сприйняття інформації. Їх написання ведеться відповідно до загальнодержавних класифікаторів техніко-економічної інформації, вимог державного стандарту і правил української орфографії. Рекомендується використовувати словник скорочень української мови.

У спеціальній літературі документи поділяються залежно від кількості розглянутих в них питань на прості та складні. Документи, що містять одне питання, вважаються простими. Складні документи стосуються декількох самостійних питань. Прості значно легші для опрацювання (реєстрації, постановки на контроль, формування у справи), направлення на виконання. Складні документи найчастіше стосуються декількох виконавців або навіть різних структурних підрозділів. Тому з них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. Їх опрацювання викликає ряд труднощів (при реєстрації вносяться декілька питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання тощо). Складно вирішити питання щодо розміщення такого документа в справі. Тому при складанні найбільш використовуваних видів інформаційно-довідкових документів, таких, як листи, доповідні записки, довідки, рекомендується заносити до них по одному питанню.

Визначені види документів, такі як протоколи, накази, ухвали, звичайно бувають складними за змістом. Вони формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид документа, автор і дата.

В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини: в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в другій - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації.

В тексті документа можуть бути і три частини: вступ, що підготовлює до сприйняття тексту документа та визначає причину його складання; доказ, в якому описуються події, факти, причини, наслідки, висновки, де вміщені пропозиції, розпорядження, рекомендації, та заключна частина.

Кількість виділених у тексті суттєвих компонентів, а також їх розташування залежать від конкретної управлінської ситуації, яка викликала складання документа.

Для полегшення сприйняття інформації, виділення суті документа рекомендується починати документ із заключної частини, тобто з викладення суті питання: прохання, пропозиції тощо, а потім підкріплювати їх обґрунтуванням.

Якщо приводом для складання якогось документа послужив інший документ або доказом є дані іншого документа, у тексті наводяться повні його дані, тобто вказуються вид, автор, заголовок, дата та номер.

Текст документа ділиться на абзаци. З них починається кожна нова думка. Абзаци допомагають вдумуватись в зміст документа, робити невеликі зупинки при читанні документа.

Тексти складних, великих за обсягом документів (огляди, звіти, довідки та ін.) розподіляються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Порядок їх нумерації слід проводити відповідно до вимог державного стандарту. Номер кожної частини включає номери відповідних складових частин вищих ступенів розподілу. Наприклад, номер підпункту включає номер розділу, підрозділу, пункту та порядковий номер підпункту. Всі вони розділяються крапками, та в кінці номера ставиться крапка.

Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення визначеного кола завдань, нерідко породжуваних однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для уніфікації текстів документів. Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці.

ІІІ. ВИСНОВОК

Документом називають будь-яке офіційне свідчення та доказ достовірності дії предмета чи поняття. Документи мають правове та господарче значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворити факти діяльності установи, підприємства чи організації, знаходити в закінчених й переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для оперативної поточної роботи так і для історії.

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш значними ознаками схожості та відповідності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі друкування їх справи.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони є писемним доказом, джерелом відомостей довідкового характеру.

Документи класифікують за такими ознаками:

Ø спосіб фіксації інформації;

Ø зміст;

Ø назва;

Ø вид;

Ø складність;

Ø місце складання;

Ø термін виконання;

Ø проходження;

Ø гласність;

Ø юридична сила;

Ø стадія виготовлення;

Ø термін зберігання;

Ø рід діяльності та ін.

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляр-зразка.

Формуляр-зразок – це модель побудови форми документу, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94).

Реквізити – це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Реквізити бувають: • постійні; • змінні.

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша.

Постановою Держкомітету за стандартами СРСР від 27.03.1990р. номер 622 замість інших ГОСТів введено в дію з 01.01.1991р. ГОСТ 6.38-90 «Уніфіковані системи документації, системи ОРД, вимоги до оформлення документів.»

Цей стандарт вносить зміни та доповнення до попередніх документів, змінюються вимоги до оформлення окремих реквізитів, змінюються реквізити полів.

Бланк документа (офіційний) – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для зміненої.

Встановлено два види організаційно-розпорядчих бланків (ГОСТ 6.38-90):

Ø для службових листів;

Ø загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).

Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту.

В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини: в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в другій - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації.

В тексті документа можуть бути і три частини: вступ, що підготовлює до сприйняття тексту документа та визначає причину його складання; доказ, в якому описуються події, факти, причини, наслідки, висновки, де вміщені пропозиції, розпорядження, рекомендації, та заключна частина.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1) Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. – Секретарська справа та сучасний довідник. – К.

2) Кузнєцова А.М., Вагенгейм Р.Н.- Помощь машинистке, секретарю, стенографистке. – м.,1990г.

3) Кузнєцов С.Л. Комп'ютеризація діловодства. – Москва, 1997р.

4) Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навчальний посібник. – Київ, 1998р.

5) Самылкина И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретарей. – Москва, 1995г.

6) Головач К.С. Зразки оформлення документів для підприємств та громадян. – Донецьк, 1998р.





Реферат на тему: Службові документи на підприємстві: класифікація, зразки, реквізити (курсова робота)


Схожі реферати



5ka.at.ua © 2010 - 2016. Всі права застережені. При використанні матеріалів активне посилання на сайт обов'язкове.    
.