Архів якісних рефератів

Знайти реферат за назвою:         Розширений пошук

Меню сайту

Головна сторінка » Діловодство

Розвиток документів та справочинства в Україні. Основні державні стандарти України (курсова робота)

ЗМІСТ

I. Вступ………………………………………………………… …2

II. Державні стандарти України. Історія розвитку документів та справочинства в Україні.

1. Початки та розвиток справочинства в Україні……………… .….3

2. Радянське справочинство………………………………………….18

3. Державний стандарт України 2732-94 «Діловодство й архівна справа»…………………………………………………………… 23

4. Державний стандарт України 3844-99 «Формуляр-зразок. Вимоги до побудови»………………………………………………………26

5. Державний стандарт України 3843-99«Основні положення»… 40

III. Заключна частина (висновок)……………………………… .44

Список використаної літератури………………………………… .48

I. ВСТУП

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у пе­реведенні його на державну мову, широкому застосуванні ком­п'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхід­ності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє .встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тя­ганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням до­кументів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця.

На сучасному етапі діяльність будь-якого закладу, установи, фірми, організації без секретаря неможлива. Секретар - перший, з ким зустрічається відвідувач в установі. Від нього багато в чому залежить, як розпочне свій робочий день керівник. Від поведінки секретаря залежить престиж фірми, в якій він працює, зрештою, настрій партнерів і клієнтів фірми, установи, організації. Секретар - це помічник, який основну роботу з документами бере на себе, даючи змогу керівникові творчо працювати в суто виробничому плані.

Документи з'явились разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, із розвитком писемності, стали засобом спілкування, передавання інформації. Документи є одним з важливих сховищ людської пам'яті.

II. ДЕРЖАВНІ СТАНДАРТИ УКРАЇНИ. ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ ДОКУМЕНТІВ ТА СПРАВОЧИНСТВА В УКРАЇНІ

1. ПОЧАТКИ ТА РОЗВИТОК СПРАВОЧИНСТВА В УКРАЇНІ

Із стародавніх часів дійшли до нас різні види документів, завдяки яким ми пізнаємо історію країни, особливості побуту та відносин, які формувалися в ті далекі часи.

Документи з'явилися разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення май­нових відносин, а потім, із розвитком писемності, стали засобом спілкування, передання інформації. Документи є одним з важливих сховищ людської пам'яті.

Приватна власність та заснована на ній індивідуальна праця призвели до майнової та соціальної нерівності, що закріплювалось у документах. Цей про­цес призвів до утворення класів. Усе це відображено в документі - пам'ятнику давньоруського права - Руській Правді, найстарішому і найважливішому до­кументі, що зберіг давні норми звичаєвого права (термін "правда" тут означає закон). Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише численні (близько 300) списки, тобто копії, найстаріші з яких датуються XIII ст.

Важливим документом тогочасної епохи були княжі устави, а також цер­ковні устави. Княжі устави спрямовувались на зміну внутрішніх державних норм і порядків. Прикладом може бути "Устав Володимира Мономаха", що став частиною Руської Правди. Церковні устави мали на меті впорядкувати становище церкви у державі, забезпечити церкву матеріально. Збереглися цер­ковні устави князів Володимира і Ярослава.

Зі створенням Давньоруської держави писемність стала необхідною для відносин, укладення угод з іншими державами. В умовах формування класо­вого суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укла­данні купецьких контрактів, у написах на речах про їх приналежність тощо. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше ніж коштовності. Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших грамот і договорів Русі з іншими державами розміщувалося у Михайлівському боково­му вівтарі Софіївського собору. Припускають, що тут зберігалися документи доволодимирського часу. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир, заснований за часів правління Ярос­лава Мудрого преподобним Антонієм, із міста Любеча, що на Чернігівщині.

Найважливішим і найдавнішим історичним документом є літопис "Повість временчих літ". Одним з найбільш відомих є Лаврентіївський літопис, що да­тується 1377р. та Іпатіївський літопис, початок XV ст.

Вже в ті далекі часи документові надавалося великого значення, він був гарантією виконання зобов'язань. У договорі 944 року з Візантією читаємо: " .Віднині ж хай приходять до князя руського з грамотою, в якій будуть засвід­чені їх мирні наміри . Якщо ж прийдуть без грамоти, то хай утримуються під вартою, доки не сповістимо про них князю Ігорю".

Про початок нашої держави ми дізнаємося з різних літописів, яких зберег­лося не так вже й багато. Однак про нашу історію йдеться в документах-літописах інших народів. Наприклад, у грецькій книзі "Житіє Стефана Сурожського" згадується, як наприкінці VIII ст. руський князь Бравлін спустошив грецькі береги Криму, що належали тоді Візантії. Грецький імператор Теофіль приймає послів 839р. "від руського короля".

Князь Аскольд у 860р. пішов походом на Візантію, про що докладно в своїх проповідях описує грецький митрополит Фотій.

Договори Русі з греками, які "Повість временних літ" приписує Олегові і датує 907 та 911 роками, насправді були укладені у 869 та 874р. Аскольдом. Вони були дуже вигідними для Русі. Візантія сплатила переможцям величезну контрибуцію і зобов'язалася надалі сплачувати данину. Забезпечувались та­кож торговельні та дипломатичні інтереси Києва.

У "Житії Георгія Амастридського" згадується, що на початку IX ст. Русь нападає на Візантію. Як бачимо, походи на Візантію здійснювалися задовго до Олега. Олег не був першим князем Києва. Набагато краще достовірні джерела висвітлюють діяльність його попередника Аскольда і навіть напівлегендарного Кия. Аскольд та його брат Дір не були варягами, а слов'янами і нащадками засновника Києва - полянського князя Кия. Отже, вони і були законними спад­коємцями київського престолу. На варягів їх перетворили автори так званого "Початкового літописного зведення", укладеного в Києві за Ярослава Мудро­го. Зроблено це було з метою виправдати захоплення Києва Олегом. Олег не належав до династії Рюриковичів, він після смерті Рюрика 879 року виконував функції регента (правителя) при неповнолітньому Ігореві. Це чітко засвідчу­ють давньоруські документи. Олегові, як правителю, доводилось підкоряти древлян, сіверян, радомичів. З документів знаємо, що в Коростені (місце бит­ви Овруч) Олег загинув. За літописами, після Олега правив Ігор, за ним - вдо­ва Ігоря Ольга, яка почала з помсти за смерть чоловіка. Святослав княжив не­довго, але славно. Він усе життя провів у походах, завоював чимало земель.

Предок наших козаків-запорожців загинув на Дніпрових порогах від пе­ченігів. Державу свою зробив великою і сильною, ім'я руське - грізним для всіх сусідів. Сини Святослава не схотіли підкоритися один одному, і дійшло до братовбивства між нашими князями.

Ярополк, який сидів у Києві, убив Олега, середнього брата, що сидів у Овручі. Молодший, що сидів у Новгороді, боячись Ярополка, зібрав сили і сам убив Ярополка й став єдиним князем на Русі. За Володимира (980-1015) започаткована доба розквіту Київської Русі. Найголовніше досягнення - прийняття християнства. Володимир будує школи й учить дітей грамоти; по­чав переписувати книжки для народу, позаяк книги на Русі ще не друкували. З'являються металеві гроші, будуються церкви, монастирі - початок науки та просвіти на Русі. У Володимира було багато дітей, і зажадали сини Святополк і Ярослав батькового престолу, і довелось Володимирові піднімати війська про­ти рідних синів. Володимир помер 15 липня 1015р. Поховали його в ним же збудованій Десятинній церкві в Києві. Спадкоємці Володимира забули слово згода. Один над іншим хоче панувати, один у одного хоче вирвати ласий шматок, воюють, б`ються, та ще й чужинців закликають. Княжа міжусобиця занапастила Київську Русь. Тільки через 300 років козацька єдність її воскресила.

Апогеєм могутності Київської Русі вважається тривале князювання Яросла­ва Мудрого (1019-1054). Його гучна слава опиралась передусім на досягнення внутрішньої політики. Завдяки його підтримці швидко зростає церква. Монас­тирі перетворюються на осередки культури. Населення стає дедалі освіченішим. Київ ряснів 400 церквами. Найбільшим діамантом був собор Святої Софії (на зразок храму у Константинополі). Ярослава прозвали Мудрим за зведення в ті часи законів у "Руську Правду", яка стала правовим кодексом усієї країни. Вми­раючи, Ярослав Мудрий поділив Руську землю між сімома синами, і не було спокою на Руській землі.

В українців управління державне завжди було демократичним, князь ніколи не був самодержцем, а тільки виконавцем волі народу і його ставлеником. Волю свою громада виявляла у формі віча, на яке мав право приходити будь-який до­рослий чоловік. Писаних законів на те не було і збиралися де-небудь. Отже, най­вищою владою був сам народ, і в усяке діло княже могла втрутитися громада. Біля князя стояла рада з бояр, і князь, видаючи закон, мусив питати ради.

Після князя важливою особою в місті був тисяцький, котрий правив за відсутності князя. Подальші чини - соцькі й десяцькі. Далі йшли тивуни, судді княжі, вершники і митники для збирання різних оплат. Суди в основному при­суджували грошові покарання, а коли бідний чоловік не міг виплатити, вста­новлювалася так звана "дика віра", тобто кару за члена платила вся громада. Київська Русь (мабуть, єдина феодальна держава) не знала смертної карирпокою на Руській землі. у Києві, убив Олега, середнього брата, що сидів у Овручі. Молодший, що сидів у Новгороді, боячись Яропо

Головною військовою силою була княжа дружина. Це були воїни-товариші, з котрими князь ділив усе по щирості. Як свідчать факти, князь мав компенсу­вати особам, закликаним під його знамена, матеріальні витрати. Наприклад, Ярослав Мудрий у 1016р. платив учасникам походу на Київ 1015р. старостам і городянам - десять гривень, смердам - одну.

Казною завідував князь, він же накладав і збирав податки. Окрім грошо­вих податків були натуральні. Мости, греблі, дороги будувалися громадою, городилися стіни оборонних міст. Кожну частину міської стіни мусила держа­ти в порядку певна громада або сім'я.

У XIV і XVI ст. долю України визначали Литва, Польща, Московське князів­ство та Кримське ханство, яке було пов'язане з сильною Османською імперією.

Населення України боролося не тільки за політичне самовизначення, але й за саме існування. У XIV ст. історичні події розвивалися у несприятливому для України напрямі. Від стародавнього Києва залишилась лише тінь його ко­лишньої слави. Майже 80 років титул володаря українських земель належав монголо-татарам. У 1340р. литовські князі рішуче проголосили: "Вся Русь повинна належати литовцям". Литовці легко приєднували роздрібнені міжу­собицями князівства. У 1362р. зайняли Київ. У 1363р. рушили на Поділля і завдали нищівної поразки Золотій Орді. Литовські князі підпорядкували собі велику частину Білорусі та України. Однак історичні документи свідчать, що литовці виявляли незмінну повагу до місцевих звичаїв, вони не ламали старо­го і не впроваджували нічого нового. Свої завоювання вважали місією "зби­рання земель Русі".

Тривалий і всеохоплюючий вплив на долю українців справила експансія Польщі.

На землях України, які поступово входили до складу Великого князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVI ст. здійснювала­ся старостами, державцями та воєводами. У кожному повіті функціонували три судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.

Земський суд складався з судді, підсудка, писаря й обирався шляхтою. Шляхта мала право обирати на повітових сеймах чотири кандидати на "судейство", "підсудство" та "писарство", з яких король затверджував одного кандида­та на відповідну посаду. При судах існувала посада "возного", обов'язком яко­го було вручати повідомлення про виклик до суду й виконувати його рішення.

Земський суд розглядав переважно цивільні справи. Його канцелярія мала право надання юридичної сили різним документам: умовам, контрактам, тестаментам тощо. До компетенції суду входив розгляд кримінальних справ.

Підкоморські суди займалися суперечками землевласників. Поступово відбувалося змішування функцій гродських і земських судів, цьому сприяла важлива обставина - гродські суди функціонували постійно, тоді як земські суди збиралися лише тричі на рік.

Все, що відбувалося у судах, заносилося до актових книг. У книги, які ве­лися під час судових сесій "рочков", вписували судові протоколи криміналь­них і цивільних справ. Записи були аналогічними до нотаріальних книг. До них вносили різні приватно-правові документи: дарчі, купчі, боргові, продажні, а також контракти. Там містилися й королівські жалувані грамоти та "привілеї", сеймові конституції, люстрації, інвентарі та інше. Поточні книги при­значалися для скарг, "свідчень" і реалізацій возних, заяв, "протестанцій" та повідомлень найрізноманітнішого характеру й змісту.

Більшість книг вели за подвійною системою: спочатку акти записували до чернетки - "протоколу" за скороченою схемою, а потім переписували у чисто­вик - "ідукту". Акти вписували у "секстерни", зошити, складені з 4-6 аркушів паперу. Секстерни за рік зшивалися в актову книгу. Коли документів збирало­ся багато, з них формували томи.

Для полегшення впорядкування аркушів останнє слово на кожному з них записувалося першим на наступному. Якщо справу не довели до кінця, то за­лишали вільне місце, на якому писали літеру Z або слово "vacua".

Правильність написання актів перевіряли. Про це свідчать позначки на полях, наприклад: "Тот аркуш порядней треба бы переписати". Нумерацію актів, слов'янську та арабську, проводили вибірково; нумерація ж аркушів була вве­дена пізніше. Актові книги ретельно зберігали.

З 1435р. почалося переведення Русі на польське право, яке цілковито ни­щить рештки староруського права на наших землях.

Зникли соцькі, десяцькі, тивуни, намісники. Замість волості виступає повіт зі старостою на чолі. Декілька повітів складають воєводство. Закони писала виключно польська шляхта з великими привілеями для себе. Щоб зрозуміти виняткове становище шляхти, досить навести один пакт із закону 1529р.

"Коли шляхтича ударить шляхтич, то він платить за це 12 злотих.

Коли шляхтич щось украв, але його не зловили, він може очиститись при­сягою і раз, і другий раз, і третій.

Коли шляхтич, не маючи ніяких доказів, присягне на простого чоловіка, що той щось украв, обвинуваченого можна повісити".

Пізніша редакція закону 1566р. ще яскравіше підкреслила привілейованість шляхти.

"Коли шляхтича убив гурт простих людей, їх усіх треба стратити".

Щоб мати привілеї, багаті українські роди спольщувалися, цуралися рідної мови, звичаїв, зрікалися православ'я. Це була політика знищення всіх націо­нальних прав українських, ігнорування будь-яких національних домагань, по­вне переведення української людності в службовий елемент для поляків. На­приклад, в інвентарі села Шпаковського (Луцькій повіт) з року 1631 читаємо, що селяни робити мають щодня з конем, а крім того, ще один день пішо.

Уже в 1447р. селянин не був державним, а цілковито віддавався на суд свого пана. А в 1543р. було прийнято закон, за яким сам король не мав права втручатися у відносини між паном і його підданим.

Гніт завойовника відчувався на кожнім кроці: економічний добробут підірваний, національність, віра опльовувались, вищі верстви суспільства зрадили. Але щоб захистити себе від повного знищення із народу постає нова грізна сила - козацтво.

Козаки жили і раніше на вільних землях, але як на новий прошарок суспіль­ства на нього звернули увагу у 1480-х роках, а особливо з поширенням кріпац­тва в середині XVI ст., оскільки їхня кількість почала суттєво зростати. Спочатку переважали селяни-втікачі, але були серед них і міщани, позбавлені сану свяще­ники, збідніла знать. Групувалися козаки в загони-ватаги. Згодом у степу за­снувались укріплення (січі) з невеликими цілорічними військовими залогами, а для багатьох козакування перетворилося на постійне заняття. Козаки були ідеальними оборонцями кордонів від татарських наскоків. Першим магнатом, який організував козаків і заснував Запорозьку Січ, колиску українського козац­тва, був Дмитро Вишневецький (Байда), канівський староста, легендарний ко­зацький полководець, визначний громадський діяч. Перший козацький гетьман.

Дмитро Іванович походив із багатого княжого роду на Волині. Сучасники порівнювали Дмитра Вишневецького зі слов'янським богатирем, силі якого було підвласне майже все. Героїчна смерть Д. Вишневецького - це перемога духу над грубою фізичною силою, символ безсилля хижого бусурманського світу в подоланні світу Українського, світу Християнського.

Устрій Січі був демократичним. Кожен християнин чоловічої статі неза­лежно від соціального стану міг прийти на цей острів-фортецю з його непри­мітними куренями з дерева й очерету та приєднатися до козацького братства. При бажанні він міг і покинути Січ. Відмовляючись визнати зверхність будь-якого правителя, запорожці здійснювали самоврядування згідно з тими звича­ями і традиціями, які формувалися протягом поколінь. Усі мали рівні права й могли брати участь у досить бурхливих радах, у яких перемагала сторона, яка кричала найголосніше.

На таких стихійних зборах обирали і скидали козацьких ватажків - гетьмана чи отамана, осавулів, писаря, обозного та суддю. Кожен курінь (військова оди­ниця, що жила в курені) обирав аналогічно нижчих офіцерів, або старшину.

Однак попри засади братерства та рівності, якими керувались запорожці, між козацькими старшинами й рядовими козаками (черню) поступово виник­ли соціально-економічні відмінності та напруженість, які виливались у завору­шення. У XVI ст. вся Європа тремтіла від однієї думки про навалу османів, які у 1529р. спустошили Угорщину і мало не захопили Відень. Велика частина Східної Європи перебувала під безпосередньою загрозою татарських набігів.

Значною силою, що стримувала експансію турків, було запорозьке козацт­во. Козаки організовували численні походи на турків. Більшість нападів здійснювалась морем. Козацькі флотилії складалися переважно із 40-80 чайок - довгих, вузьких і неглибоких човнів, у кожному з яких вміщувалось 60 чо­ловік. Ще до заснування Січі козаки таким чином у 1538р. зруйнували турецьку фортецю Очаків. У 1595р. австрійські Габсбурги послали на Січ свого по­сла Еріха фон Лясоту для укладення угоди про спільний виступ проти туре­цьких міст у Молдавії. Встановив контакти із Запорозькою Січчю і Папа Рим­ський. Січ діяла як суверенна держава, вступаючи у війни і підтримуючи зовнішні стосунки.

Турецький історик XVII ст. Найма зазначав: "Можна стверджувати напев­но, що немає на світі людей, які б менше дбали про своє життя і менше бояли­ся смерті ніж ці . Знавці військової справи твердять, що ці сіромахи завдяки своїй хоробрості та вправності в морських боях не мають собі рівних в усьому світі". Перемоги додавали козакам упевненості у власних силах, вони почали себе називати охоронцями віри, борцями за народне благо.

Україна та православна церква під владою Польщі стає гнобленою і гна­ною. Відсутність політичних та культурних центрів зумовлює виникнення братств. У літописі першу звістку про них зустрічаємо ще 1159р. Головним завданням братств була боротьба проти національного гноблення, їхня діяль­ність поширювалась на духовне життя не лише у сфері релігії, а й культури в цілому (освіта, наука, мова, мистецтво і т. ін.). У XVI ст. найважливішим і найвпливовішим було братство при Успенському соборі у Львові. Воно слугувало взірцем для інших братств, що виникли у Галичині, Рогатині, Комарні, Ярос­лаві, Холмі, Луцьку, Києві.

Львівське братство заснувало власну школу, всі викладачі в ній походили з місцевого населення, крім ученого грека Арсенія.

Цариною діяльності Львівського братства було книгодрукування. Коли Іван Федоров приїхав до Львова, братство допомогло йому заснувати друкарню. У 1574р. вийшла його перша книжка "Апостол", що стало видатною подією. І саме українському народові випала велика честь дати слов'янству першу дру­ковану Біблію у 1581р. Князь Костянтин Острозький своєю Біблією дав духо­венству і громадянству найміцнішу зброю проти римокатолицтва. Острозька Біблія лежить в основі тієї Біблії, якою послуговується увесь православний слов'янський світ і сьогодні.

З 1591р. одне за одним почалися козацькі повстання. У цей час одним із найвизначніших козацьких гетьманів був Петро Сагайдачний, випускник Ост­розької академії.

Сагайдачний об'єднав військову силу козацтва з політично слабкою церк­вою та культурною верхівкою України. У 1620р. він з усім Запорозьким Ко­шем вступив до Київського братства.

Після смерті Петра Сагайдачного 1622р. загострились польсько- українські конфлікти. Після невдалих боїв із поляками козаки обирають гетьманом Ми­хайла Дорошенка, який вдосконалив організаційну структуру "законних" ко­заків. Він поділив їх на шість полків з осередками в Києві, Каневі, Корсуні, Білій Церкві, Переяславі та Черкасах. Кожен полк поділявся на сотні. Цивіль­на і військова влада над козаками відповідної території належала козацькій старшині, у той час як загальне управління здійснював гетьман зі своєю кан­целярією. Канцелярію очолював генеральний писар. Йому підпорядковували­ся різного роду писарі та писарчуки. Канцелярія значно розрослася, персонал її часто набирався із випускників Київської академії. Гетьман обирався козака­ми, затверджувався королем.

Так реєстрові козаки вдосконалювали своє самоврядування попри пиль­ний нагляд поляків. На відміну від них Запорозька Січ, хоча й формально підпо­рядковувалась гетьманові, фактично зберігала автономію.

Рушійною силою православного відродження була Києво-Печерська лав­ра. У 1610р. її архімандрит Єлисей Плетенецький згрупував навколо себе осві­чених священослужителів-галичан. Придбавши друкарський верстат, Плете­нецький за 15 років видрукував близько 30 книг.

У 1627р. архімандритом Києво-Печерської лаври стає Петро Могила.

З 1632р. він проводить необхідні реформи православної церкви, її культур­них та навчальних закладів. Він систематизував православні догми і обряди, підготував до друку перший православний Катехизис. Об'єднавши засновану ним школу у Києво-Печерській лаврі зі школою Київського братства, Петро Могила заклав підвалини так званої Могилянської колегії, яка згодом стала од­ним із найважливіших навчальних закладів слов'янського світу. Відчутно по­ширювалась на Україні грамотність.

Поряд зі зростанням значення козацтва новою енергією наповнилося українське культурне та релігійне життя. Київ знову став центром православ'я. Однак експлуатація народу магнатами посилювалась, у суспільстві зрос­тала готовність боротися проти неї.

У 1646р. польський шляхтич Даніель Чаплинський за підтримки місце­вих магнатів напав на помістя сотника Богдана Хмельницького у Суботові, убив молодшого сина та викрав його жінку. Численні скарги до суду виявили­ся марними. Розлючений Б.Хмельницький у 1648р. їде на Січ. За короткий час здобуває підтримку козаків. Виганяє із Січі польську залогу й обирається на гетьманство.

Важко переоцінити вплив Богдана Хмельницького на перебіг української історії. Хмельницький відновив український політичний організм, створив могутнє високоорганізоване військо, відновив почуття гордості і рішучості боронити свої національні інтереси. Не зважаючи на те, що відбулося підпи­сання договору з Росією, після смерті Богдана Хмельницького козаки встано­вили свою форму правління. Підпорядковану їм територію було поділено на 16 військових округів, або полків, що відповідали полкам козацького війська. Полковники, що під час воєнних дій командували цими 5-6-тисячними полка ми, несли головну адміністративну й судову відповідальність на відповідній території у мирний час. Територія кожного полку ділилася на сотні, в яких військову та адміністративну функції виконували сотники. На нижчому щаблі влада належала козацькому отаманові. На верхівці цієї військово-адміністра­тивної системи стояв гетьман, він вважався фактичним правителем України. Виконувати функції гетьману допомагала генеральна старшина, що являла собою поєднання генерального штабу та ради міністрів. Найвпливовішим її членом був генеральний писар. Він встановлював порядок денний засідань ради, складав основні урядові тексти та здійснював постійний нагляд за зов­нішніми відносинами. Іншою ключовою постаттю у генеральній старшині був обозний - посада, аналогічна міністрові, що відповідав за боєздатність 40-60 тисяч регулярного козацького війська, виключаючи артилерію.

Судові справи контролював генеральний суддя, а двох генеральних оса­вулів та генерального хорунжого гетьман використовував для спеціальних до­ручень. Формально козацька держава й підпорядковані їй землі називались Військом Запорозьким. Московіти вживали для цієї території назву Малоро­сія, а поляки продовжували називати її Україною.

Попри руйнування і спустошення під час повстань 1648р. та за доби Руїни на Україні продовжувало розвиватися культурне життя, охоплюючи все ширші верстви населення. У 1655р. араб-християнин Павел Алепський, мандруючи Україною по дорозі до Москви писав: "Навіть селяни в Україні вміли читати й писати . а сільські священики вважали своїм обов'язком навчати сиріт, не до­зволяючи тим тинятися по вулицям, як бродягам". У часи лихоліття вищу осві­ту давала Київська академія та її філії. Й надалі практикувалося посилати мо­лодь на науку до західноєвропейських університетів.

Коли минув хаос доби Руїни, центром політичного та культурного життя став Лівобережний край України, Гетьманщина. До неї входило десять полків: Чернігівський, Ніжинський, Стародубський, Прилуцький, Київський, Гадяцький, Переяславський, Лубенський, Миргородський і Полтавський.

Резиденція гетьмана містилася у Батурині. Гетьманщина була густо засе­леним і добре розвиненим краєм. Порівняно з Росією освіта в Гетьманщині досягла високого рівня. За даними, у 1740р. існувало 866 шкіл. На Правобе­режжі початкова освіта була майже недоступною. Головним осередком вищої освіти стала Києво-Могилянська академія, яка отримала цей статус у 1701 році, завдяки щедрій фінансовій підтримці Івана Мазепи. Мазепа скеровує значну частину своїх прибутків на розвиток релігії і культурних установ. У пишному стилі козацького барокко споруджує низку церков.

У 1710р. із Гетьманщини від утисків російських військ до Бендер втекло чотири тисячі запорожців, 50 провідних представників старшини, майже 500 реєстрових козаків. У вигнанні гетьманом обирають Пилипа Орлика, що при

Мазепі був генеральним писарем. Орлик складає проект конституції України, який до цього часу є цінним документом - найдемократичнішою конститу­цією. Після смерті Мазепи гетьманом на Україні обрали Івана Скоропадського (1708-1722). Після його смерті старшина обирає гетьманом Павла Полуботка. Енергійний гетьман реорганізовує судову систему, відстоює право самовряду­вання Гетьманщини, забороняє хабарі. Полуботка ув'язнюють у Петропав­ловській фортеці, де він помирає за нез'ясованих обставин.

Зі смертю Павла Полуботка Малоросійська колегія дістала свободу дій у Гетьманщині. З 1720 року розпочались планомірні гоніння на українське сло­во, забороняється друкувати книжки мовою, відмінною від московської. По­вністю припинено українське друкарство.

Зі зміною царів у Санкт-Петербурзі змінювалося і політичне ставлення до України. Протягом століття Гетьманщина була центром політичного життя України. Хоча імперський уряд втручався в її внутрішні справи, контролював і утискав зовнішні зв'язки, все ж управління та соціально-економічна політика Гетьманщини здійснювалася українцями, їм належали ключові позиції в су­дах, фінансах, війську. Самоврядування сприяло піднесенню української шля­хетської еліти, гордої своїми традиціями. Навіть у 1767р., старшинські посли до законодавчої комісії відкинули реформи Катерини II, впевнено заявивши: "Наші закони кращі". Саме Гетьманщина для політичних діячів України є при­кладом самоврядування.

Протягом XVIII ст. відбувався процес централізації державного апарату. Наказом про заснування міністерств у 1811р. чітко розподілені межі компе­тенції керівних чиновників. Залежно від займаної ними посади вони мали право одержувати та підписувати лише певні види документів. Від царя отримували маніфести, реєскрипти, височайші накази; від Сенату та інших органів вищої влади - накази та "предписання"; місцеві губернські власті мали право розси­лати накази від імені "його імператорської величності"; міністри та керівники міністерства скеровували нижчим органам пропозиції, циркуляри, запити. До вищих установ спрямовували рапорти, доноси та подання. До найвищої влади зверталися також із всепідданійшими доповідями, проханнями, скаргами. Різні за становищем установи обмінювалися відношеннями. Введення міністерств завершило процес чіткого розмежування функцій органів виконавчої влади, замінило колегіальність на єдиноначальність. Це призвело до подальшої цен­тралізації державного апарату, швидкого росту прошарку бюрократів-чиновників, які повністю залежали від милості царя. У 1812р. було затверджено вісім міністерств, згодом їх кількість збільшилась.

Наказом "Загальна установа міністерств" передбачався єдиний виклад до­кумента за наведеними зразками. Документи ускладненого змісту складалися з трьох частин, вступ з викладенням справи, обґрунтування з посиланням на законодавство та міркування з висновками - розпорядження або пропозиції, клопотання чи прохання.

Справи та документи надходили залежно від їх значення або в канцелярію міністерства, або в департамент. Канцелярія приймала для міністра тільки ко­респонденцію міністерства, верховної влади і керівників установи, за стано­вищем рівним міністерству. Департаменти одержували пропозиції та розпо­рядження міністра і кореспонденцію від установ, рівних за значенням і підлеглістю.

Порядок проходження документів по інстанціях був суворо регламентова­ний законом.

Багато уваги діловодству приділяв видатний державний діяч того часу М. М. Сперанський. Йому належить праця про уніфікацію документів.

Виникла практика створення різноманітних "письмовників", які вміщували зразки всіх видів документів (розпорядження, рішення, реляції, вказівки, накази, ділові листи тощо). Досить було знайти в "письмовнику" відповідний зразок, зро­бити деяку заміну прізвища, дати й адреси, щоб скласти новий документ.

2. РАДЯНСЬКЕ СПРАВОЧИНСТВО

Після більшовицького перевороту Тимчасовий уряд не встиг внести істот­них змін у практику складання та оформлення документів. Цей багатовіковий досвід неможливо водночас зруйнувати чи переробити. Постановою від 15 березня 1917 року було скасовано титулування та заключні форми компліментів у діловому листуванні. На території колишньої царської імперії утворилися окремі держави. П'ять з них (Прибалтійські країни, Польща і Фінляндія) ста­ли незалежними. В інших, у тому числі і в Україні після ліквідації УНР, насаджувалась радянська влада.

Вже 2 березня 1918р. Рада народних комісарів прийняла постанову "Про форму бланків державних установ", якою встановила новий єдиний формуляр ділового документа. Цьому, однак, передували історично важливі події в Україні.

Через три дні після надходження до Києва повідомлення про падіння царського уряду представники різних партій і рухів України утворили Центральну Раду, головою якої обрали М. С. Грушевського.

Центральна Рада та її уряд - Генеральний секретаріат, залишили докумен­тальну спадщину, яка налічує 49 фондів Центрального державного архіву органів управління України. Найбільшу цінність мають Універсали Централь­ної Ради, що дають змогу простежити еволюцію політичної думки й націо­нальної свідомості будівничих нової української держави. Перший універсал підготував і виголосив В.Винниченко 23 червня 1917р. на Другому військово­му з'їзді у Києві. Документ цей - звернення "До українського народу на Україні й поза Україною сущого", в якому проголошувалась суверенність украї­нського народу на своїй землі. "Хай буде Україна вільною. Не одділяючись від усієї Росії, хай народ український на своїй землі має право сам порядкувати своїм життям". Другий Універсал від 16 липня 1917р. поставив питання про автономію України. На засіданні Малої Ради 20.10.17р. М. Грушевський обна­родував Третій Універсал, який проголошував Українську Народну Республіку і низку соціально-економічних перетворень, найважливішими серед яких були скасування приватної власності на землю - земля стала власністю народу і надавалася без викупу, введення 8-годинного робочого дня, скасування смерт­ної кари. З перших кроків існування УНР виявила велику повагу до всіх на­родів, що мешкали на її території, надавши їм право національно-територіаль­ної автономії.

Четвертим Універсалом Центральної Ради від 22 січня 1918р. проголошу­валася повна самостійність Української Народної Республіки.

Ці документи свідчать про поступальний розвиток політичної свідомості українських політиків: вони рухались від вимоги автономії України у складі демократичної Росії до повної незалежності та самостійності.

Однак боротьба українського народу за свою державність закінчилася, як відо­мо, поразкою. Наприкінці 1920р. територію України зайняли більшовицькі війська.

Радянська влада перемогла в більшості національних районів, хоча більшо­вики не отримали підтримки неросійських народів, однак все було спрямова­но на завоювання їхньої прихильності. На XII з'їзді РКП (б) у квітні 1923р. було формально засуджено російський великодержавний шовінізм та започат­ковано новий курс у національній політиці, що дістав назву політики коренізації. Український різновид цієї політики одержав назву українізації. У серпні 1923р. було прийнято декрет про українізацію.

Здійснення українізації розпочав комісар освіти О. Шумський (1925-1927). По всій Україні, на різних курсах широко вивчалась українська мова. Всі уря­довці здавали іспити з практичного знання мови під загрозою втрати роботи. Українізувалася різна царина громадського і державного життя. У 1925р. ук­раїнська мова була офіційно введена у діловодство. Усе ділове листування ве­лося виключно українською мовою.

Така політика дала позитивні наслідки і позначилася на всіх ділянках адміні­стративного, економічно-господарського та культурного життя України. Зросла кількість українців в урядових установах. Щоправда, українці зосереджува­лися переважно на нижчих сходинках. У пам'яті українців ці роки були єдиними, коли не принижувалася мова і сама українська сутність.

Після смерті В. Леніна у 1924 році серед партійців розгорнулася боротьба за владу. Кожний з претендентів намагався заручитись найбільшою кількістю прихильників, у тому числі й на місцях. Тож були зроблені поступки і послаблення. Як тільки влада стабілізувалася, почалися разючі зміни у вирішенні національних питань.

Закінчилася боротьба за владу у 1927р. Перемога Сталіна повертала до найгірших традицій імперської російської політики, до суворого централізму одноосібної влади.

У січні 1933р. секретарем ЦК КП(б)У став П. Постишев, який повністю відновив русифікацію. Політика деукраїнізації призвела до ліквідації всіх здо­бутків десятирічного українського відродження. Система радянського діловод­ства російською мовою на багато десятиліть посіла на всій території України.

За 74 роки радянської влади було створено міцний і консервативний адмі­ністративно-командний апарат. Усі питання вирішувались під контролем ко­муністичної партії.

Республіки, що увійшли до Радянського Союзу, формально були рівноп­равними, але реально домінувала російська.

У 1969-1970рр. було розроблено і затверджено серію загальносоюзних стандартів управлінської документації. З 1972р. почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині пра­вила роботи з документами.

Постановою від 04.09.73 Державний Комітет СРСР з науки і техніки ввів у дію основні положення Єдиної державної системи документування. У 1975р. було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системи документации. Основные положения", згідно з якими визначалися вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Загальне науково-методичне ке­рівництво уніфікацією та стандартизацією документів покладалося на Держ­стандарт.

На початку 1984р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифіка­торів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів.

У І984-І986рр. сформувалася цілісна система документаційного забезпе­чення управління, що відповідала тодішнім вимогам ділового російського мов­лення і стилю складання офіційних документів.

Виявляючи волю й прагнення українського народу до самостійності, Вер­ховна Рада України 16 липня 1990р. прийняла Декларацію про державний суверенітет України, в якій проголосила невід'ємне право української нації на самовизначення, верховенство і самостійність, повноту і неподільність влади республіки в межах її території.

Після спроби державного перевороту в Росії 19 серпня 1991р. Верховна Рада України, виходячи з права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами, здійснюючи Декларацію про державний суверенітет України, 24 серпня 1991р. проголосила неза­лежність та створення самостійної держави - України.

Розбудова нової, незалежної України, вимоги науково-технічного прогре­су, перебудова економіки зумовили значне зростання інформації та її обробку. Впровадження машинної обробки документів значно скоротило витрати часу на її опрацювання.

Нові адміністративно-господарські структури сучасної України критично проаналізували організацію справочинства в минулому, взяли з нього все цінне та необхідне для документаційного забезпечення управління. Україна вдоско­налює власне державне справочинство державною українською мовою.

Особливості перехідного періоду від адміністративно-командної системи до розбудови високоцивілізованої незалежної держави створюють певні труд­нощі у становленні економіки, впровадженні різних форм підприємництва, гос­подарювання, управління. На цьому етапі відзначаються як певні досягнення, так і відчутні недоліки, невикористані можливості, що слід врахувати в по­дальшому розвиткові справочинства.

3. ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ 2732-94.

«ДІЛОВОДСТВО Й АРХІВНА СПРАВА»

В Україні існують кілька нормативних документів, що встановлюють правила, загальні принципи та характеристики відносно об'єктів стандартизації в бухгалтерському обліку. В даному випадку мова йде про такий найважливіший організаційно-методичний об'єкт стандартизації, як термінологія. Саме сучасний стан в Україні з термінологічними системами такої галузі знань, як бухгалтерський облік, ускладнює гармонізацію вітчизняних нормативних документів з міжнародними стандартами. Таким чином організація документообігу повинна починатися із розуміння сутності того чи іншого терміну.

Комунікація та інформація. ДСТУ 2392-94 включає в себе великий перелік термінів та визначень, які стосуються інформації та документації. Наведу кілька з них.

Науково-технічна документація - документація, яка фіксує процес і результати досліджень, технічних розробок, а також напрямки й методи їх впровадження у виробництво.

Документознавство - наукова дисципліна, яка вивчає закономірності створення документів, розробляє методи створення документів, принципи організації документообігу й побудови систем документації.

Документування - створення документів.

Архівознавство - комплексна наукова дисципліна, яка розробляє теоретичні, правові й методичні основи архівної справи.

Вид письмового документа - сукупність письмових документів, об'єднаних усередині певної системи документації спільністю ознак, які характеризують структуру змісту документів, залежно від їхнього цільового призначення (наказ, звіт, акт)

Документна інформація - інформація, яка міститься в документі.

Автор (документа) - організація або особа, яка створила документ.

Текст (документа) - мовна інформація, зафіксована будь-яким видом письма чи будь-якою системою звукозаписування.

Текстовий документ - текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ - письмовий документ, який створюється шляхом нанесення знаків письма рукою.

Машинозчитуваний документ - документ, призначений для автоматичного відтворення інформації, які знаходяться в ньому.

Машинописний документ - письмовий документ, який створюється нанесенням знаків письма за допомогою друкарської машини

Автограф - оригінал, написаний власноручно

Чернетковий документ - рукописний чи машинописний документ, який відображує роботу автора над текстом документа.

Чистовий документ - рукописний чи машинописний документ, текст якого переписаний чи передрукований з чернеткового документа без помарок та виправлень.

Зображальний документ - документ, який містить інформацію, передану за допомогою зображення будь-якого об'єкта чи об'єктів.

Графічний документ - документ, в якому зображення об'єкта передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні.

Фотодокумент - документ, зображення на якому передано способом фотографування.

Аудіовізуальний документ - документ, який містить зображувальну і звукову інформацію.

Кінодокумент - зображувальний або аудіовізуальний документ, створений способом кінематографії.

Фотодокумент - документ, який містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозаписування.

Істинний документ (правдник) - документ, відомості про час і місце створення якого та (або) про автора, які містяться в самому документі або виявлені будь-яким іншим шляхом, відповідають дійсності.

4. ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ 3844-99.

«ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК. ВИМОГИ ДО ПОБУДОВИ»

Діловодство на підприємстві, що представляє собою діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності, має вестись з дотриманням такого стандарту як ДСТУ 3844-99.

Дотримання цього стандарту дає можливість створювати на підприємстві первинні документи, які відповідають за своєю формою та змістом типовим формам первинно-облікової документації та підготувати автоматизовані системи до роботи в умовах електронного документообігу.

Первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення .

Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинна документація - це сукупність облікових документів, які фіксують здійснення виробничо-господарських операцій і розпорядження на їх проведення.

Створюючи первинні документи необхідно дотримуватися вимог групи стандартів, які було наведено вище.

Врахування вказівок переліку набуває великого значення в організації документообігу в управлінському обліку. Це викликано тим, що застосування переліку документів в управлінському обліку на відміну від фінансового обліку визначається суб'єктом господарювання самостійно, і деякі керівники вимагають створення документа, який не існує. В управлінському обліку необхідно максимально використовувати документи, типові форми первинного обліку та облікові регістри, що розроблені відповідними центральними органами виконавчої влади, щоб не створювати зайвих документів. Визначимося з сучасним станом типових форм первинного обліку в Україні.

Первинна облікова документація. Державним комітетом статистики України у 2003р. був виданий Збірник облікової документації. До нього включено форми первинної облікової документації з обліку:

· особового складу;

· використання робочого часу;

· розрахунків з робітниками та службовцями по заробітній платі;

· основних засобів;

· сировини та матеріалів;

· малоцінних та швидкозношуваних предметів;

· об'єктів промислової власності (винаходів, корисних моделей, промислових зразків), раціоналізаторських пропозицій;

· касових операцій;

· зовнішньої трудової міграції;

· бланків суворої звітності в сільських (селищних) радах;

· перевезень спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв та тютюнових виробів;

· роботи автомобільного транспорту;

· роботи будівельних машин та механізмів;

· водокористування та заходів охорони атмосферного повітря.

Сфера застосування

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі — документи) — постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

o органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

o підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі — організацій).

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.

ДСТУ 3843-99 стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Нормативні посилання

У цьому стандарті використані такі стандарти та інші нормативні документи:

ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа.» Терміни та визначення ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) ГОСТ 9327-60 «Бумага й изделия из бумаги. Потребительские форматы».

Склад реквізитів документів

Готуючи та оформлюючи документи використовують такі реквізити:

1. зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

2. зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

3. зображення нагород;

4. код організації;

5. код форми документа;

6. назва організації вищого рівня;

7. назва організації;

8. назва структурного підрозділу організації;

9. довідкові дані про організацію;

10. назва виду документа;

11. дата документа;

12. реєстраційний індекс документа;

13. посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14. місце складення або видання документа;

15. гриф обмеження доступу до документа

16. адресат;

17. гриф затвердження документа;

18. резолюція;

19. заголовок до тексту документа;

20. відмітка про контроль;

21. текст документа;

22. відмітка про наявність додатків;

23. підпис;

24. гриф погодження документа;

25. візи документа;

26. відбиток печатки;

27. відмітка про засвідчення копії;

28. прізвище виконавця і номер його телефону;

29. відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30. відмітка про наявність документа в електронній формі;

31. відмітка про надходження документа до організації;

32. запис про державну реєстрацію;

Виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. Приклади наведено в додатку Б. У разі застосування трафаретних текстів документів використо­вують реквізит 21.

Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23).

Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32.

У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22—28 проставляють після тексту (21), а 29—31 — на нижньому березі першої сторінки документа.

Вимоги до застосування та розташування

Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної ради України «Про Державний герб України»; герба Автономної Республіки Крим — відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим.

Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів — у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.

На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба.

Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

Код організації проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію (09).

Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 вище реквізиту назва виду документа (10).

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю.

Назва організації — автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони — автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07.

Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

Назва виду документа має відповідати переліку, форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

У листі назву виду документа не зазначають.

Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом, справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташованості цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобічну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «Довідкові дані про організацію», і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12.

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно - правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата—у давальному.

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку.

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я. по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ.

Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Відмітку, про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.





Реферат на тему: Розвиток документів та справочинства в Україні. Основні державні стандарти України (курсова робота)


Схожі реферати



5ka.at.ua © 2010 - 2016. Всі права застережені. При використанні матеріалів активне посилання на сайт обов'язкове.    
.