Архів якісних рефератів

Знайти реферат за назвою:         Розширений пошук

Меню сайту

Головна сторінка » Діловодство

Основні вимоги до роботи та обладнання робочого місця секретаря (реферат)

ЗМІСТ

I. Вступ………………………………………………………………………2

II. Основна частина. Загальні вимоги до роботи секретаря. Кваліфікаційна характеристика та посадова інструкція секретаря. Умови праці. Обладнання та гігієна робочого місця секретаря.

1. Загальні вимоги до роботи секретаря……………………………… .3

2. Кваліфікаційна характеристика та посадова інструкція секретаря .5

3. Умови праці. Обладнання та гігієна робочого місця секретаря… .12

III. Заключна частина (висновок)…………………………………… …… 21

Список використаної літератури………………………………………… .… 24

I. ВСТУП

Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки руху документів з моменту їх створення чи одержання до завершення виконання і відправки. Від вірної організації діловодства, як найповнішої його механізації та автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Різноманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок притаманні управлінню, форми і методи керівництва, а також види зворотнього впливу об'єктів управління та функції суб'єктів. Усе це неминуче відбивається у відповідних документах з допомогою яких органи управління реалізують своє рішення.

Документом називають будь-яке офіційне свідчення та доказ достовірності дії предмета чи поняття. Документи мають правове та господарче значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру.

Вони дают змогу відтворити факти діяльності установи, підприємства чи організації, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для оперативної поточної роботи так і для історії. Виходячи з цього документ є насамперед зафіксованим письмовим способом, носієм інформації і водночас своєрідним матеріалом. Цей матеріал повинен бути якісним, швидко та продуктивно надавати інформацію.

II. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ.

КВАЛІФІКАЦІЙНА ХАРАКТЕРИСТИКА ТА ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ СЕКРЕТАРЯ. УМОВИ ПРАЦІ. ОБЛАДНАННЯ ТА ГІГІЄНА РОБОЧОГО МІСЦЯ СЕКРЕТАРЯ.

1. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ

Професія секретаря займає третє місце в рейтингу професій, або 7,06% попиту. На протязі місяця Центр Зайнятості одержує більш ніж 60 заявок на вакансію секретаря. Зараз користується популярністю "ідеальний секретар”, який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики діловодства, володіє феноменальною пам'яттю на всі номери телефонів, фамілії та посади. Якщо театр починається з вішалки, то будь-який офіс – з секретаря. Секретар – візитна картка керівника.

До якостей роботи особи, яка претендує на посаду секретаря, існують певні вимоги. Ці критерії й обмеження можна розділити на дві категорії: вимоги до ділових людей та особистих якостей.

До ділових якостей належать:

ü професійні навички секретарської роботи: висока кваліфікація в галузі стенографії, машинопису, роботи із засобами обчислювальної техніки, у виконанні секретарських обов'язків і організації зв'язку;

ü досвід організаторської роботи: високий рівень самоорганізації та організаційних навичок, вміння чітко й оперативно виконувати конторські операції, що повторюються щоденно і забезпечувати їх надійність і постійне досягнення високих результатів;

ü ефективність, надійність, готовність приймати на себе відповідальність за рішення поставлених керівником завдань, звільняти керівника від допоміжних операцій;

ü уміння забезпечувати надійне та ефективне виконання документацій них і організаційних функцій;

ü самостійність, ініціативність: ініціатива у роботі й уміння, не чекаючи вказівок керівника, приймати самостійні відповідальні рішення;

ü тактовність, дипломатичність: тактовність, конфіденційність і дипломатичність при відповідях на запити у розмовах по телефону та бесідах із відвідувачами, нерозголошення конфіденційної інформації. Секретар повинен бути комунікативним із працівниками всіх рівнів та вміти досягати сприяння з їх боку у виконанні професійних обов'язків;

ü пунктуальність: в підготовці документів, в організації зустрічей, переговорів, нарад, оформленні відряджень;

ü лояльність, відданість роботі.

До особистих якостей належать:

ü зовнішній вигляд: охайність та уміння одягатись з урахуванням ділової обстановки;

ü особливості характеру: чуйність, скромність, добросовісність, працелюбність, люб'язність та увага при веденні телефонних розмов та зустрічей з відвідувачами, почуття гумору;

ü вміння адаптуватися: готовність допомогти іншим у будь-який час і особливо у напружених ситуаціях. Уміння швидко переключатися з одного виду робіт на інший, уміння правильно розраховувати час, необхідний для роботи в період великих навантажень;

ü інтереси: прагнення до поповнення загальних знань, любов до книг та періодичних видань, живий інтерес до нової інформації та прагнення бути обізнаним із досягненнями в області діяльності свого керівника;

ü ввічливість.

2. КВАЛІФІКАЦІЙНА ХАРАКТЕРИСТИКА ТА ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ СЕКРЕТАРЯ

У практичній діяльності секретаря керівника підприємства (організації, установи) ведення діловодства займає одне з чільних місць. Для цього висновку можна прийти хоча б після ознайомлення з обов'язками представників цієї професії, що наводяться у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336. цей документ, до речі, є основою для складання посадових інструкцій працівників на підприємствах (організаціях, установах) різних форм власності.

Зокрема, кваліфікаційна характеристика передбачає наступні завдання та обов'язки секретаря:

· виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства (організації, установи);

· приймає кореспонденцію, яка находить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;

· веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки й прийняття рішень;

· приймає документи й особисті заяви на підпис керівником підприємства (організації установи);

· готує документи й матеріали, необхідні для роботи керівникові;

· стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування;

· організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс та ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану на каналах зв'язку;

· за доручення керівника складає листи, запити, іншу документацію, готує відповіді авторам листів;

· виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад;

· здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства (організації установи) виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства (організації установи), що взяті на контроль;

· веде контрольно-реєстраційну картотеку;

· забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі;

· друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або, вводить поточну інформацію в банк даних;

· організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;

· формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву;

· копією документи на персональному ксероксі.

Як бачимо, левову частину робочого часу секретаря присвячено саме діловодству.

Посадову інструкцію працівника розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов'язково погоджує її з юрисконсультом і подає на затвердження керівнику.

Зразок посадової інструкції секретарю-референту

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

ТОВ «Амерік»

А.С. Ковчак

«18» серпня 2006р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

секретарю-референту

«17» серпня 2006р. Тернопіль №25

1. Загальні положення

1.1. секретар-референт належить до категорії спеціалістів товариства. Його приймає й звільняє з роботи генеральний директор.

1.2. основні обов'язки секретаря-референта – організаційне та документацій не забезпечення управлінської діяльності.

1.3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо генеральному директору товариства.

1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується: законодавчими актами України; Статутом товариства; Положенням про функціональні служби товариства; нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства; цією посадовою інструкцією.

1.5. На посаду секретаря-референта призначають осіб, які мають спеціальну освіту.

1.6. Секретар-референт має бути компетентним у питаннях: перспектив розвитку товариства; організації роботи з документами, складання документації; організації управлінської роботи; використання засобів обчислювальної та організаційної техніки; перекладу службової документації мовами іноземних комерційних партнерів (німецькою, англійської); культури праці та службової етики.

2. Функції

2.1. Методичне керівництво службами документування та контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях товариства.

2.2. документування діяльності органів товариства, що проводять наради.

2.3. оперативно-організаційна робота.

2.4. Ведення й оформлення документації по особовому складу (в разі відсутності інспектора з кадрів).

3. Посадові обов'язки

3.1. Підготування необхідних документів, допомога в забезпеченні фінансово-господарської діяльності товариства.

3.2. Приймання, облік, реєстрація, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування та зберігання документної інформації.

3.3. контроль якості підготування, правильності складання, погодження та затвердження документів, що подаються на підпис керівництву товариства.

3.4. Контроль за виконанням документів і доручень керівництва, вживання оперативних заходів до своєчасного та якісного виконання їх.

3.5. організація підготовки, прийняття рішень та доведення їх до безпосередніх виконавців. Здійснення аналізу довідок і доповідей, що подаються керівництву, підготування компетентних висновків.

3.6. Здійснення оперативного зв'язку зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) й окремими громадянами з питань поточної діяльності товариства.

3.7. Ведення прийому відвідувачів.

3.8. Виконання функцій інспектора відділу кадрів: оформлення наказів по особовому складу; оформлення особових карток або особових справ; оформлення трудових книжок; оформлення документів про відрядження; оформлення листів непрацездатності; ведення табеля обліку робочого часу; видавання довідок.

3.9. Виконання машинописних та копіювально-розмножувальних робіт.

3.10. використання ПК, ПОМ як засобів автоматизації документаційного забезпечення товариства.

3.11. Проведення щорічного відбору документів для архівного зберігання або знищення.

3.12. виконання окремих доручень керівництва щодо фінансово-господарської діяльності товариства.

4. Права

4.1. Брати у функціональних служб необхідні матеріали, а також вимагати пояснення причин затримання виконання завдань і доручень керівництва.

4.2. Розглядати документи й направляти їх для виконання керівникам і спеціалістам товариства.

4.3. Візувати документи управлінської діяльності (в межах своєї компетенції).

4.4. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, що складені з порушенням установлених правил їх оформлення.

4.5. Уносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності товариства, форм і методів управлінської роботи на основі застосування електронної техніки.

4.6. Вимагати від керівництва нормальних умов для виконання службових обов'язків і зберігання всіх документів, створених під час діяльності товариства.

4.7. Працювати з документами, що мають гриф «КТ», «Конфіденційно», «Таємно», «Для службового користування», «Не для друку».

4.8. Приймати рішення в межах своєї компетенції.

4.9. Взаємодіяти з усіма службами (працівниками) товариства з питань перевірки виконання документів і подання необхідної інформації керівництву.

5. Відповідальність

5.1. Якість документів, поданих керівництву для підписання.

5.2. Недбале ставлення до реєстрації та ведення документів.

5.3. Зберігання документації, розголошення відомостей, що мають гриф «КТ», «Конфіденційно», «Таємно», «Для службового користування», «Не для друку».

5.4. Нечітке й несвоєчасне виконання посадових обов'язків, які наведено в даній інструкції.

Заступник генерального директора (підпис) Л.О.Кузін

Юрисконсульт (підпис) В.В.Косій

16.08.2006

3. УМОВИ ПРАЦІ. ОБЛАДНАННЯ ТА ГІГІЄНА РОБОЧОГО МІСЦЯ СЕКРЕТАРЯ

ІНСТРУКЦІЯ

з охорони праці при роботі на сучасному робочому місці секретаря

1. Загальні вимоги безпеки

Працівники допускаються до самостійної роботи після проходження інструктажу на робочому місці за даною професією, стажування і набуття навиків безпечних методів праці.

2. Облаштування робочих місць

· При виборі приміщень для розташування робочих місць з ПЕОМ необхідно враховувати, що вікна можуть давати відблиски на екранах дисплеїв і викликати значну осліпленність у сидячих перед ними, особливо влітку і в сонячні дні.

· Приміщення з ПЕОМ повинні мати природне і штучне освітлення. При незадовільному освітленні знижуються продуктивність праці оператора (користувача) ПЕОМ, можлива поява близорукості, швидкої втоми.

· Не допускається розташування робочих місць з ПЕОМ у підвальних і для учбових закладів і дошкільних закладів в підвальних і цокольних поверхах.

· Робочі місця з ВДТ і ПЕОМ при виконанні творчої роботи, яка вимагає значного розумового навантаження або високої концентрації уваги, слід ізолювати одне від одного перегородкою висотою 1,5-2,0 м.

· Площа на одного працюючого за ПЕОМ повинна складати не менше 6,0 кв.м, об'єм – не менше 20 куб.м.

· Недопустимо розташування ПЕОМ при якому працюючий повернений лицем або спиною до вікон кімнати або до задньої частини ПЕОМ, в яку вмонтовані вентилятори. Приміщення з ПЕОМ для операторів (користувачів) і дисплейні класи повинні бути ізольовані від джерела шуму.

· Система освітлення повинна задовольняти наступним вимогам:

- необхідно забезпечити достатньо рівномірний розподіл яскравості на робочій поверхні ВДТ, а також у межах навколишнього простору;

- на робочій поверхні не повинно бути різких тіней;

- в полі зору не повинно бути підвищеної яскравості поверхонь, які викликають осліплення;

- величина освітленості повинна бути постійною у часі;

- слід вибирати оптимальний напрямок світлового потоку і необхідний спектральний склад світла.

По відношенню до світлових прорізів робочі місця повинні розташовуватися на відстані не менше 2,5 м. від них; щоб природне світло падало на робочі місця збоку, переважно зліва.

· Штучне освітлення в приміщеннях з ПЕОМ повинно здійснюватися системою загального освітлення. У випадках переважної роботи з документами (рукописні, друковані тексти і под.) рекомендується застосування системи комбінованого освітлення (до загального освітлення додатково встановлюються світильники місцевого освітлення). Місцеве освітлення призначено для освітлення зони розташування документів.

· Штучне освітлення повинно забезпечувати на робочих місцях з ПЕОМ освітлення не нижче 400-500 лк.

· При штучному освітленні рекомендується застосовувати люмінесцентні лампи.

Допускається застосування ламп розжарювання в світильниках місцевого освітлення.

· Світлий і особливо блискучий одяг працівників небажаний.

· Вміст шкідливих хімічних речовин в приміщеннях з ПЕОМ не повинен перевищувати концентрацій, вказаних у переліку "Гранично допустимих концентрацій забруднюючих речовин в атмосферному повітрі населених пунктів ” № 3086-84 від 27.08.84 р. і доповнення до них, затверджених Мінздоров'я.

· Основним обладнанням робочого місця оператора (користувача) ПЕОМ, являється відео термінал, клавіатура, принтер, робочий стіл, стілець (крісло), допоміжний п'юпітер, підставка для ніг.

· При розташуванні елементів робочого місця слід враховувати:

- робочу позу оператора (користувача) ПЕОМ;

- простір для розташування оператора (користувача);

- можливість огляду елементів робочого місця;

- можливість ведення записів, розташування документації і матеріалів, використовуваних оператором (користувача);

- можливість огляду простору за межами робочого місця;

Взаємне розташування елементів робочого місця не повинно обтяжувати здійснення всіх необхідних рухів і переміщень для експлуатації ПЕОМ; дотримуватися оптимального режиму праці і відпочинку, зниженню втоми оператора (користувача).

· Екран ВДТ ПЕОМ повинен знаходитися від очей оператора (користувача) ПЕОМ на відстані 600-700 мм., який повинен мати гостроту зору на відстані 500 мм.

· Клавіатура повинна розташовуватися так, щоб на ній було зручно виконувати роботи двома руками. Клавіатуру слід розташовувати на поверхні стола або спеціальній підставці на відстані 100-300 мм від краю, оберненого до оператора (користувача) ПЕОМ. Кут нахилу до панелі клавіатури повинен бути в межах від 5 до 25 град.

· Принтер повинен бути розташований в зручному для оператора (користувача) ПЕОМ положенні так, щоб максимальна відстань до клавіш управління принтером не перевищувало довжину витягнутої руки.

· Висота робочої поверхні стола повинна регулюватися в межах 680-800 мм, при відсутності такої можливості висота робочої поверхні вибирається рівною 725 мм.

· Крісло повинно створювати умови: для підтримування корпуса оператора (користувача) ПЕОМ у фізіологічно раціональному положенні та із збереженням природних згинів позвонка; з метою зниження статичної напруги пози, і не повинно обтяжувати робочих рухів.

· Робоче місце повинно бути обладнано підставкою для ніг, яка повинна мати ширину не менше 300 мм, глибину не менше 400 мм, регулювання по висоті в межах до 150 мм і за кутом нахилу опорної поверхні підставки – до 20 град. Поверхня підставки повинна бути рифленою, мати бортик висотою 10 мм по нижньому краю.

· Робоче місце оператора (користувача) ПЕОМ повинно бути обладнане легко пересувним п'юпітром для документів, розміщеним на одному рівні з екраном на відстані не більше 200 мм.

· Розташування екрана ВДТ на технологічному обладнанні повинно передбачати зручність зорового спостереження у вертикальній площині під кутом ± 30 град. від нормальної лінії погляду оператора (користувача) ПЕОМ.

· При експлуатації ПЕОМ необхідно дотримуватися правил особистої гігієни.

· У випадку аварії або виникнення пожежі, працюючий повинен здійснити заходи до їх ліквідації, якщо це не загрожує його життю і життю оточуючих. Про випадок негайно сповістити адміністрацію.

· За порушення або не виконання вимог даної інструкції оператор (користувач) ПЕОМ несе відповідальність згідно з чинним законодавством.

· Взаємне розташування елементів робочого місця не повинно обтяжувати здійснення всіх необхідних рухів і переміщень для експлуатації ПЕОМ; дотримуватися оптимального режиму праці і відпочинку, зниженню втоми оператора (користувача).

3. Вимоги безпеки перед початком роботи

· Оглянути робоче місце. Привести в порядок робоче місце, впевнитись, що на робочому місці відсутні сторонні предмети, усі прилади і блоки ПЕОМ під'єднані до системного блоку.

· Перевірте:

- справність роз'єднання кабелю електроживлення і блоків механізмів;

- відсутність поломок і пошкодження ізоляції живлячих приводів;

- відсутність відкритих струмопровідних частини в системах ПЕОМ.

· Підготуйте робоче місце для роботи з відео терміналом типу "Дисплей”:

o відрегулюйте сидіння робочого стільця (крісло) на оптимальну зручну висоту; кут нахилу спинки стільця повинен змінюватися в межах 90-220 град до поверхні сидіння;

o розмістіть крісло і систему для відображення інформації – відео термінал (ВДТ), так щоб кут зору на екрані ВДТ складав 25 град, а відстань до екрана 600–800 мм;прослідкуйте, щоб при нормальному освітлення робочого місця пряме світло не попадало на екрани систем.

· Протерти зволоженою серветкою (марлевою) клавіатуру (для зниження рівня статистичної електроенергії ), зовнішньої поверхні екрана ВДТ.

· Перед початком роботи необхідно враховувати, що вікна можуть давати відблиск на екранах дисплеїв і викликати значну осліпленність у сидячих перед ними, особливо літом і в сонячні дні, тому натуральне освітлення в приміщеннях з ПЕОМ необхідно регулювати жалюзями або занавісками або іншими сонцезахисними засобами.

· Перед включенням штепсельної вилки кабелю електроживлення в розетку 220 В впевніться в тому, що всі вимикачі мережі на всіх системах ПЕОМ знаходяться в положенні "виключено”, а корпуса систем "заземленні”.

4. Вимоги безпеки під час роботи

· Не залишайте включеними ПЕОМ та його пристрої без нагляду.

· Підключайте і відключайте роз'єднання кабелів пристроїв ПЕОМ тільки при виключеній напрузі електромережі.

· Подавайте напругу на пристрої і окремі блоки ПЕОМ тільки після точної перевірки надійності укріплення провідників заземлення, справності кабелів і роз'єднань мережі електроживлення.

· Якщо при включенні на екрані ВДТ не з'являється ні якої інформації (пустий екран) або в центрі екрана висвічується яскрава біла смуга, необхідно виключити його і повідомити про несправність.

· При виявленні запаху горіння в пристроях ПЕОМ, необхідно негайно виключити апаратуру, повторно не включати і звернутися до спеціаліста по технічному обслуговуванню ПЕОМ.

· Для профілактики порушень і підтримки працездатності оператора (користувача) ПЕОМ власником повинні бути введені доповнюючи регламентовані перерви для відпочинку.

В період праці за ВДТ необхідно передбачити через кожні 40-45 хв. 3-5-хвилинні перерви для відпочинку. Середня сумарна подовженість роботи за ВДТ за день не повинна перевищувати 4 години, а за неділю – 20 годин.

· Сумарну подовженість роботи з ВДТ (4 год.) краще розділити на дві частини і працювати по дві годині в першу і другу половини робочого дня. При використанні захисного екрана або ВДТ з пониженим випромінювання (low radiation) час роботи за ВДТ може бути збільшений.

· Кількість обробляючих символів (або знаків на ВДТ) не повинен перевищувати 30 000 тис за 4 години роботи.

З ціллю зменшення шкідливої дії рекомендується застосовувати чередування операцій вводу змістовного тексту і цифрових даних (зміна змісту робіт), чередування редагування текстів і вводу даних (зміна змісту і темпу роботи) і т.п.

· В період виконання трудового процесу у оператора (користувача) ПЕОМ значно понижена загальна активність при локальній напрузі кистей рук. При підтримці загального м'язового тонусу, а також профілактики кістково-м'язочних порушень під час перерви рекомендується проводити гімнастичні вправи. Для кистей рук необхідно проводити спеціальні вправи. Періодично рекомендується виконувати комплекс вправ для очей.

· У разі виникнення у працюючих ПЕОМ зорового дискомфорту та іншого несприятливого суб'єктивного відчуття, не дивлячись на дотримання санітарно-гігієнічних, ергономічних вимог, режимів праці і відпочинку слід застосувати індивідуальний підхід в обмежені часу роботу з ПЕОМ і корекцію тривалості перерв для відпочинку або проводити переміну діяльності на іншу, не пов'язану з використанням ПЕОМ.

· Працюючим на ПЕОМ з високим рівнем напруженості під час перерв і в кінці робочого дня показане психологічне розвантаження в спеціально обладнаних приміщеннях (кімнатах психологічного розвантаження).

5. Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях

· У разі аварій електричних мереж або електрообладнання ПЕОМ від струмів короткого замикання (КЗ), і як наслідок можливість виникнення пожежі оператор (користувач) повинен:

o негайно припинити роботу;

o залишити небезпечну зону і прийняти міри по попередженню подальшого розвитку аварії (відключити електроенергію, шляхом виключення загального рубильника або пакетного вимикача на електрощиті приміщення, а у разі пожежі і приточно-витяжну вентиляцію).

· Сповістити про пожежу директору, або безпосередньому керівникові роботи, на якій виникла аварія.

· При нещасних випадках надайте першу (долікарську) медичну допомогу потерпілому:

o при ураженні електричним струмом, якщо потерпілий дихає нечасто та судорожно або у нього відсутні признаки життя (не прослуховується дихання, немає пульсу, розширені зіниці очей) робити штучне дихання "рот-в-рот” і непрямий масаж серця (при цьому необхідно організувати виклик швидкої допомоги);

o при пораненні – накласти стерильну пов'язку;

o при кровотечі – рану перев'яжіть стерильною пов'язкою і тримати в такому стані 3-5 хв. Якщо кровотеча припинилася, пов'язку закріпіть бинтом;

o при переломах, ударах, вивихах і розтягнені забезпечене спокійне і зручне положення пошкодженої частини тіла, в усіх випадках після надання першої (долікарської) медичної допомоги потерпілому викличте лікаря.

6. Вимоги безпеки по закінченню роботи

· Встановити в положення "вимкнено” усі тумблери (вимикачі) пристроїв, з якими ви працювали, а також перемикачі (рубильники) на електрощитах.

· Відключити штепсельні вилки від розеток електроживлення.

· Вимкнути вентиляцію.

Провести вологе прибирання робочого місця. Екран ВДТ протирати від пилу не рідше одного разу на день. Протирання пилу з апаратури здійснювати при вимкненому електроживленні.

ІІІ. ВИСНОВОК

До якостей роботи особи, яка претендує на посаду секретаря, існують певні вимоги. Ці критерії й обмеження можна розділити на дві категорії: вимоги до ділових людей та особистих якостей.

У практичній діяльності секретаря керівника підприємства (організації, установи) ведення діловодства займає одне з чільних місць. Для цього висновку можна прийти хоча б після ознайомлення з обов'язками представників цієї професії, що наводяться у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336. цей документ, до речі, є основою для складання посадових інструкцій працівників на підприємствах (організаціях, установах) різних форм власності.

Зокрема, кваліфікаційна характеристика передбачає наступні завдання та обов'язки секретаря:

· виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства (організації, установи);

· приймає кореспонденцію, яка находить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;

· веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки й прийняття рішень;

· приймає документи й особисті заяви на підпис керівником підприємства (організації установи);

· готує документи й матеріали, необхідні для роботи керівникові;

· стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування;

· організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс та ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану на каналах зв'язку;

· за доручення керівника складає листи, запити, іншу документацію, готує відповіді авторам листів;

· виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад;

· здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства (організації установи) виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства (організації установи), що взяті на контроль;

· веде контрольно-реєстраційну картотеку;

· забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі;

· друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або, вводить поточну інформацію в банк даних;

· організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;

· формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву;

· копією документи на персональному ксероксі.

Інструкція з охорони праці при роботі на сучасному робочому місці секретаря передбачає в собі такі пункти

1. Загальні вимоги безпеки.

2. Облаштування робочих місць.

3. Вимоги безпеки перед початком роботи.

4. Вимоги безпеки під час роботи.

5. Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях.

6. Вимоги безпеки по закінченню роботи.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Бондарева Н.П Секретарська справа: Практичний довідник. – Москва, 1989р.

2. Веселов П.В. Профессия секретарь: учебный справочник. – Москва,1989г.

3. Кузнєцов С.Л. Комп'ютеризація діловодства. – Москва, 1997р.

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навчальний посібник. – Київ, 1998р.

5. Самылкина И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретарей. – Москва, 1995г.

6. Головач К.С. Зразки оформлення документів для підприємств та громадян. – Донецьк, 1998р.

7. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери – Київ,1997р.





Реферат на тему: Основні вимоги до роботи та обладнання робочого місця секретаря (реферат)


Схожі реферати



5ka.at.ua © 2010 - 2016. Всі права застережені. При використанні матеріалів активне посилання на сайт обов'язкове.    
.