Архів якісних рефератів

Знайти реферат за назвою:         Розширений пошук

Меню сайту

Головна сторінка » Діловодство

Організація документування управлінської діяльності в господарських товариствах (курсова робота)

Зміст

Вступ. 3

Розділ 1. Теоретично-методологічні аспекти документування в установах 6

1.1. Основні положення з документування управлінської діяльності 6

1.2. Завдання і функції служби діловодства. 10

1.3. Функції секретаря і канцелярії 13

Розділ 2. Організація документування в господарських товариствах на прикладі банківської установи. 16

2.1. Організація роботи з документами. 16

2.2. Реєстрація вхідних документів. 22

2.3. Порядок роботи з бланками, печатками, штампами. 24

Розділ 3. Особливості документування управлінської діяльності в господарських товариствах. 27

3.1. Службові документи та їх класифікація. 27

3.2. Вимоги до оформлення службових документів. 30

Розділ 4. Основні форми документів, що використовуються в господарських товариствах. 47

4.1. Розпорядчі документи. 47

4.2. Інформаційно-довідкові документи. 49

4.3. Планові документи. 60

Висновки. 61

Список використаної літератури. 63

Додатки. 65


Вступ

Актуальність теми. Діловодство – це діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації роботи з ними.

Основними функціями документів є інформаційна, соціальна, комунікаційна, культурна, облікова, правова, джерело історії тощо. Організація роботи з документами – це створення умов для руху, пошуку і зберігання документів у діловодстві.

У кожній організації формується своя номенклатура справ та їх номери, порядок розміщення, термін зберігання тощо.

Основними шляхами покращання діловодства в будь-якій організації є застосування режиму «фільтрації» документів, передавання права підпису другорядного значення документів, підвищення швидкості обробки документів, покращання умов праці працівників апарату управління.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення.

Питанням організації документування в радянський період присвятили свої праці М.Г. Бєлов і В.О. Орлов, Н.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, З.В. Кір'янова, С.С. Кромін, І.С. Мацкевічюс, Ю.С. Румянцев, В.В. Сопко, А.М. Фєдяєв і В.Є. Кириченко та ін. Значний внесок в створення принципів документування зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Краєва, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені.

Документи, що формувались в період командної системи, функціонують сьогодні зовсім в інших – ринкових – умовах. Під впливом розвитку економічних відносин суттєво змінюється і зміст відображуваних процесів, самих фактів – дій та подій. Виникли нові об'єкти документування. Об'єктивною стала потреба інакше висвітлювати в навчальній літературі питання про створення документів, їх реквізити, сутність операцій, захист комерційної інформації в умовах комп'ютерного обліку.

Мета і задачі дослідження. Метою дослідження є розробка теоретичних і методологічних основ документування, реєстрації та обробки документів.

Для досягнення поставленої мети були визначені наступні завдання:

· дослідити діючу практику та існуючі підходи щодо документування фактів господарського життя в нових умовах господарювання;

· обґрунтувати місце і роль, значення і функції документування;

· оцінити сучасний стан документування ну господарських товариствах.

Предметом дослідження були принципи та процеси документування, сукупність теоретичних, методологічних та організаційних проблем документування в сучасних умовах господарювання.

Об'єкт дослідження – порядок та існуюча система побудови і організації процесу документування на підприємствах України.

Методи дослідження. У процесі дослідження використані різні наукові методи. Теоретичні основи документування досліджувались методом індукції та дедукції. За допомогою цього методу визначено загальний напрям розвитку теорії і практики документування. Шляхом використання методу причинно-наслідкового зв'язку та абстрактно-логічного методу виявлено причини відсутності окремих класифікаційних ознак документування та обґрунтовано необхідність в їх побудові.


Розділ 1. Теоретично-методологічні аспекти документування в установах 1.1. Основні положення з документування управлінської діяльності

Уніфікована система документації (УСД) — це комплекс взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами і вимогами, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

УСД призначена для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах опрацювання інформації.

Управлінські документи за назвою, формою і складовою реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ДСДОУ, положенням (статутам) про організації, іншим нормативним документам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства і компетенції органи управління видають такі розпорядницькі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, доручення, інструкції.

Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт з основних питань компетенції організації. Розпорядження і вказівки видаються з оперативних питань та для організації виконання постанов, рішень і наказів.

Розпорядницький документ може бути скасований (змінений) розпорядницьким документом самої організації або вищестоящої. Дія цього документа може бути припинена відповідними компетентними органами.

Проекти документів, які стосуються інтересів інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з цими організаціями. У разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.

Хід обговорення питань і рішення, які приймаються на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанови або рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.).

Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом.

У межах власної компетенції організації всіх рівнів управління можуть направляти листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими й іншими організаціями та окремими громадянами.

Листи, як правило, повинні складатися у разі, якщо неможливий або утруднений бездокументний обмін інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і т.д. За необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв'язок, факсом або по телефону.

Проект управлінського документа має бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Внутрішнє узгодження проекту документа має проводитися в такій послідовності:

♦ з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами і за необхідності — з громадськими організаціями;

♦ з працівниками, відповідальними за вирішенням функціональних питань (головними, старшими фахівцями та ін.);

♦ з фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером);

♦ з юридичною службою;

♦ зі службою документаційного забезпечення;

♦ із заступником голови колегіального органу або заступником керівника організації, в компетенції яких перебувають питання, що містяться в проекті документа.

Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або посадовою особою, що його заміщує, відповідно до її компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов'язків і т.д. Два або більше підписи ставляться в разі, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб[11, c. 56-58].

Документи грошового, матеріального і кредитного характеру, що є підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу за принципом єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядницьких документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головному інженеру, керівникам структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, збори, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та ін. документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішувані в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджувані відповідним розпорядницьким документом або ті, що вводяться ними в дію (додатки до правових актів, що мають самостійне значення); які пояснюють або доповнюють зміст іншого документа; ті, що направляються з листом в інші організації.

Для спрощення документообігу в організації використовують стандартні й уніфіковані форми документів.

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація документів — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості. Встановлено такі категорії стандартів: державні стандарти (ДСТ), галузні стандарти (ГСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх опрацювання, досягненні інформаційної сумісності різних систем документації за однойменними і суміжними функціями управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

До основних етапів уніфікації і стандартизації в організації відносять:

♦ встановлення переліку документів, які беруть участь у документообігу організації;

♦ стандартизація формулярів і текстів документів;

♦ трафаретизація формулярів документів.

Під трафаретизацією розуміють спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для групи документів, умовно поділялася на трафаретну, або постійну, і індивідуальну, або змінну. З цією метою створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі з них мають по кілька стандартних варіантів. Аркуш з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини і частини, що змінюється — вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різний: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дають можливість заощадити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущено в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації, їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація сприяє підвищенню продуктивності праці і поліпшенню культури діловодства[6, c. 37-39].

1.2. Завдання і функції служби діловодства

Діловодство в банку здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, секретарем керівника або іншою посадовою особою банку.

На службу діловодства покладається вирішення таких завдань:

♦ забезпечення єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх створення (одержання) і до відправки або здачі в архів;

♦ встановлення організаційно-правового положення, структури, функцій, прав і відповідальності служб, зайнятих документаційним забезпеченням; визначення посадового складу і кваліфікаційних вимог до працівників цих служб;

♦ створення для них єдиної нормативно-методичної бази (інструкцій, положень, рекомендацій та ін.);

♦ розробка і впровадження нормативних і методичних документів з удосконалення діловодства;

♦ участь в розробці та використання в практичній діяльності засобів і методів автоматизованої обробки документів на базі ПЕОМ.

Відповідно до покладених на неї завдань служба діловодства здійснює такі функції:

1. В області документування:

♦ проектування бланків документів;

♦ організація за дорученням керівництва банку підготовки низки документів, їх оформлення і випуску;

♦ забезпечення машинописного виготовлення документів, стенографування, копіювання і тиражування документів;

♦ впорядкування документальної бази, дотримання правил підготовки й оформлення документів;

♦ контроль за якісною підготовкою й оформленням документів, скороченням непотрібної переписки, термінами проходження, узгодження і виконання документів;

♦ автоматизована підготовка документів.

2. В області організації роботи з документами:

♦ визначення порядку проходження й опрацювання документів;

♦ прийом, відправлення, експедиційна опрацювання документів; попередній розгляд;

♦ реєстрація й облік документів, ведення журналів і картотек;

♦ організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву банку внутрішніх та тих що надходять і відправляються документів;

♦ організація контролю за виконанням документів, регулювання ходу виконання, узагальнення відомостей про результати виконання документів;

♦ використання в процесі реєстрації, обліку, контролю виконання, пошуку сучасних засобів обчислювальної техніки;

♦ складання номенклатури справ банку; забезпечення формування справ, оперативного зберігання документів і справ; підготовка справ до здачі в архів.

3. В області методичної роботи:

♦ методичне керівництво і здійснення контролю за ор-ганізацією роботи з документами в структурних підрозділах банку;

♦ підвищення кваліфікації працівників служби діловодства і відповідальних за діловодство в структурних підрозділах банку;

♦ вивчення передового досвіду організації роботи з документами в державних структурах.

Організаційна структура служби діловодства банку розробляється з метою встановлення чіткої побудови служби діловодства, раціонального розподілу функцій між посадовими особами служби і підвищення ефективності роботи управлінського апарату.

Вона ґрунтується на чинному законодавстві та норматив-но-методичних документах у сфері діловодства й архівної справи і розробляється відповідно до організаційної структури банку, обліку обсягу документообігу, системою ведення діловодства. До її складу включаються: організаційно-структурна схема служби діловодства, положення про службу діловодства і посадові інструкції працівника служби діловодства.

Організаційно-структурна схема служби діловодства банку складається на основі організаційної структури банку, штатно-посадового складу його працівників, розподілу функцій між структурними частинами служби діловодства і посадових осіб.

Залежно від масштабів діяльності (статутний капітал, фінансовий оборот, наявність філій, відділень та ін.), його організаційної структури і штатно-посадового складу, кадрових і технічних засобів, територіального розміщення, обсягу взаємин із клієнтами і партнерами, кількості опрацьовуваної документації банки умовно можна поділити на три групи: великі, середні, малі.

Віднесення банку до однієї з груп є основою для складання організаційно-структурної схеми служби діловодства банку. На цій підставі розробляються положення про службу діловодства, посадові інструкції її працівників.

Для визначення кількості і найменування посад працівників служби діловодства, нормування їхньої праці банк застосовує певні нормативи і норми[3, c. 263-265].

1.3. Функції секретаря і канцелярії

Як правило, у невеликих банках весь обсяг діловодної роботи виконує секретар керівника або секретар керівника підрозділу банку. Однак цим не обмежуються їхні обов'язки: з докладним описом роботи, рівня відповідальності, освіти й особистісних якостей секретарів різних ступенів кваліфікації можна ознайомитися в спеціальному документі "Ступені кар'єри і підвищення кваліфікації секретаря", розробленому Скандинавською групою Європейської асоціації професійних секретарів (EAPS).

Секретарська робота вимагає уміння швидко переключатися з одного виду діяльності на інший і характеризується широтою і різноманітністю виконуваних функцій. Найважливіша функція — надання максимальної допомоги керівнику й економія його часу. Це завдання має на увазі виконання таких функцій:

♦ Робота з документами. Цей вид діяльності включає весь комплекс робіт, пов'язаних з діловодством: оформлення документів, направлення документів у структурні підрозділи, контроль за термінами виконання документів, прийом документів на підпис керівнику і контроль за правильністю їх оформлення, організація зберігання виконаних документів.

♦ Робота із засобами зв'язку. Ведення телефонних переговорів (за відсутності керівника на робочому місці секретар записує прізвище і телефон абонента, який телефонував, і, по можливості, яке питання його цікавить), прийом і відправлення факсів, повідомлень електронною поштою. Секретар зобов'язаний також стежити за справністю всіх засобів зв'язку, які знаходяться в його підпорядкуванні, і негайно викликати ремонтні служби у разі їх несправності.

♦ Робота з відвідувачами. Включає прийом і допомогу співробітникам підприємства, які звернулися до секретаря, а також відрядженим (направленням у потрібний підрозділ, допомога із влаштуванням у готель). Секретар організовує прийом співробітників та інших відвідувачів у визначені години прийому (попередній запис на прийом до керівника).

♦ Підготовка і проведення нарад. Секретар повинен поінформувати запрошених на нараду за розпорядженням керівника, підготувати список учасників, оформити доповідь керівника. Під час проведення наради секретар веде його протокол.

♦ Роботи господарського характеру. В обов'язки секретаря входить також широке коло питань господарського характеру. Це перевірка якості прибирання кабінету керівника, забезпечення справності всіх технічних засобів, що тут знаходяться, а також всім необхідним канцелярським приладдям.

Секретар повинен мати такі якості:

♦ професіоналізм, кваліфікація і стаж роботи;

♦ надійність, ретельність, висока працездатність;

♦ комунікабельність, уміння уникати конфліктів;

♦ привабливість, елегантність, здоров'я, відсутність шкідливих звичок;

♦ уміння зберігати конфіденційну інформацію.

Професійні навички секретаря:

♦ уміння працювати на комп'ютері (MS Office, Internet Explorer);

♦ знання іноземної мови;

♦ уміння вести діловодство;

♦ комунікативність;

♦ уміння планувати й організовувати виконання доручень.

У великих банках з великим потоком ділових документів організацію діловодства і роботу з документами забезпечує спеціальний підрозділ — канцелярія. Залежно від характеру виконуваної роботи співробітників канцелярії поділяють на дві категорій: фахівці і технічні виконавці.

Фахівці — це референти, методисти, завідувач архіву, завідувач експедицій, редактор, коректор. Технічні виконавці — це секретар-стенографіст, діловод, експедитор, кур'єр.

Основні функції, які виконує канцелярія на підприємстві:

1. Приймання і реєстрація (облік) документів.

2. Розподіл документів і доставка їх виконавцям.

3. Оформлення і відправлення вихідних документів.

4. Стенографування і друкування документів.

5. Контроль за термінами виконання документів.

6. Формування справ і здача їх в архів.

7. Організація зберігання і забезпечення використання документів, що зберігаються в архіві[8, c. 98-101].


Розділ 2. Організація документування в господарських товариствах на прикладі банківської установи 2.1. Організація роботи з документами

Рух документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг банку.

Документи, що надходять до банку, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям.

Прийом і первинна обробка документів здійснюються централізовано експедицією або співробітниками служби діловодства. При надходженні документів у неробочий час вони приймаються черговим співробітником. Конверти з документами, у тому числі рекомендовані, розкриваються, при цьому перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки. Конверти від документів, що надходять, не знищуються, якщо тільки по конверту можна визначити адресу відправника, час відправлення й одержання документа, а також при надходженні особистих або доплатних документів. На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.

Документи з грифом "Особисто" або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються і передаються за призначенням. Телеграми приймаються під розписку з проставленням дати і часу приймання, а потім передаються на розгляд керівництву і виконання. Текст телефонограми записується (друкується) одержувачем на спеціальному бланку або в журналі й оперативно передається керівнику, якому вона адресована.

Факсограми надходять на офіційний номер факсу банківської установи. При роздрукуванні з факсу інформації, що надійшла, на звичайному папері на ній проставляється реєстраційний штамп і час надходження. Факсограма передається адресату під розписку в день її надходження, термінова — негайно. У разі, якщо факсограма роздрукована на термопапері, з неї знімається ксерокопія, яка завіряється, реєструється і передається адресату в зазначений термін. При надходженні в банк оригіналу документа, на підставі якого була відправлена факсограма, за ним зберігається реєстраційний номер, присвоєний факсограмі, що надійшла раніше.

Документи, що надходять з електронною копією, повинні надсилатися із супровідним листом до магнітного носія. Текст копії на магнітному носії має відповідати тексту документа. Електронні повідомлення, що надсилаються електронною поштою, через систему Інтернет, іншими телекомунікаціями, за відсутності електронного підпису юридичної чинності не мають.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництва, та такі, що направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальним виконавцям. Попередній розгляд здійснюється виходячи з оцінки їхнього змісту, на підставі встановленого в банку, розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам. Документи, адресовані керівництву банку або без зазначення конкретної посадової особи і структурного підрозділу, попередньо розглядаються службою діловодства.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані від урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності банку і вимагають рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою діловодства направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їх надходження до служби діловодства або в перший робочий день у разі надходження документів у неробочий час. Документи, що виконуються кількома структурними підрозділами банку, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються особою, яка організовує виконання. За необхідності невідкладного виконання документа допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом банку[12, c. 154-157].

Документи, що відправляються банком, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять сортування, пакування, оформлення поштового відправлення і здачу у відділення зв'язку.

Опрацювання і відправка документів здійснюються централізовано експедицією або службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку. Документи, призначені для відправки, приймаються повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими, з відміткою про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень). Перед пакуванням перевіряється правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів. Неоформлені або неправильно оформлені документи підлягають поверненню на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, у якому співробітник експедиції проставляє своє прізвище і дату відправки.

За допомогою засобів електрозв'язку здійснюється передача інформації у вигляді телеграм, факсограм, телефонограм, повідомлень електронною поштою.

Телеграми, що складаються в банку, приймаються співробітниками служби діловодства завізованими, підписаними, датованими і зареєстрованими, з позначкою про категорію і вид відправки; відправка телеграм здійснюється відповідно до правил надання послуг телеграфного зв'язку.

Факсограми передаються з паперового носія (тексти, таблиці, графіки, рисунки, креслення і т.д.) службою діловодства за наявності заявки від структурного підрозділу із зазначенням офіційного номера факсу банку-адресата. На оригіналі переданого факсом документа проставляється реєстраційний штамп і час відправки факсограми; оригінали документів після відправки опрацьовуються відповідно до встановлених в банку правил роботи з документами; в окремих випадках за згодою між організаціями адресату не досилається оригінал документа.

Передача телефонограм здійснюється усно каналами телефонного зв'язку і записується (друкується) одержувачем.

Електронні повідомлення передаються електронною поштою, через мережу Інтернет, іншими телекомунікаційними мережами і обробляються відповідно до інструкції з діловодства організації-одержувача.

Документи, що надходять для відправки, повинні оброблятися і відправлятися в той же день або не пізніше наступного робочого дня.

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки й оформлення має відповідати порядку проходження документів, що відправляються, а на етапі виконання — документів, що надходять.

Проекти нормативних документів (постанови, накази, розпорядження, положення, правила, інструкції і т.д.) після підготовки й узгодження із зацікавленими підрозділами і посадовими особами передаються в юридичну службу для перевірки відповідності змісту документа чинному законодавству, а потім у службу діловодства, яка здійснює контроль за правильністю їх оформлення.

Правильно оформлені документи передаються на підпис керівництву банку відповідно до права підпису документів і розподілу посадових обов'язків. Копії підписаних керівниками розпорядницьких документів в обов'язковому порядку розсилаються в структурні підрозділи, у підпорядкуванні яких знаходяться розглянуті питання.

Передача документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів цих підрозділів або відповідальних за діловодство, з відповідною відміткою в реєстраційній формі.

Порядок функціонування в банку внутрішніх документів в електронній формі визначається відповідними правилами, встановленими банком, які не суперечать законодавству.

Контроль за виконанням документів містить постановку на контроль, попередню перевірку і регулювання ходу виконання, зняття з контролю, направлення виконаного документа в справу, облік і узагальнення результатів контролю виконання, інформування керівника.

Контроль за виконанням документів здійснюють керівники, служба діловодства і відповідальні виконавці. Контроль за виконанням організаційно-розпорядницьких документів здійснюється групою контролю служби діловодства. Контроль за виконанням документів інших систем документації ведеться за дорученням керівників у відповідних структурних підрозділах відповідальними за діловодство виконавцями.

Терміни виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (затвердження) документа.

Термін виконання документів, що надійшли з інших організацій із зазначеним терміном виконання, визначається керівником банку, виходячи з цього терміну, а без зазначення терміну виконання — з дати їх надходження. Типові терміни виконання документів встановлюються актами органів влади і суб'єктів України. Документи без зазначення конкретної дати виконання, які мають у тексті позначку "Терміново" — виконуються у триденний термін, а ті, що мають позначку "Оперативно", — у 10-денний термін, інші — у термін не більше одного місяця.

Зміна терміну виконання здійснюється тільки за вказівкою керівника у такому порядку: типові терміни — прийняттям нового акта, індивідуальні — керівниками, що їх встановили. Призупинити виконання документів, а також скасовувати їх має право тільки вищестояща організація, організація — автор документа й органи Держнагляду. Терміни підготовки (оформлення), представлення (відправлення) і типові терміни виконання документів закріплюються в Інструкції з діловодства банку.

Постановку документів на контроль здійснює керівник банку, служба діловодства або спеціально призначена посадова особа.

Контрольні реквізити про хід і результати виконання документа заповнюються службою діловодства банку або в його структурних підрозділах спеціально призначеними особами.

Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу філію (відділення) з наступним інформуванням про результати розгляду, разом з документом пересилаються два екземпляри реєстраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається із зазначенням дати і змісту виконання. У структурних підрозділах контроль за виконанням документів ведеться аналогічно.

Перевірка виконання здійснюється до закінчення терміну виконання в такому порядку:

♦ завдань наступних років — не рідше одного разу на рік;

♦ завдань наступних місяців поточного року — не рідше одного разу на місяць;

♦ завдань поточного місяця — кожні десять днів, за п'ять днів до закінчення терміну або за запитом.

Документ вважається виконаним після фактичного виконання завдань, доручень, запитів, повідомлення результатів зацікавленим особам і здачі його в справу. Зняття документа з контролю здійснює керівник банку або за його дорученням служба діловодства. Служба діловодства щомісяця готує довідки про стан виконавської дисципліни[9, c. 156-159].


2.2. Реєстрація вхідних документів

Приймання кореспонденції, що надходить в установу, здійснюється централізовано в експедиції (один із підрозділів канцелярії) або секретарем. Конверти знищуються, крім тих випадків, коли тільки по конверту можна встановити адресу відправника. Вся документація, що надходить, сортується на таку, що реєструється, і таку, що не реєструється.

Реєстрація документа — це фіксація факту його створення або одержання шляхом присвоєння унікального реєстраційного номера (індекса документа) і запису відомостей про нього в реєстраційний журнал.

До таких, що не реєструються службою діловодства, відносяться такі види документів:

1. Рекламні матеріали.

2. Повідомлення про наради, конференції та їх програми.

3. Прейскуранти.

4. Друковані видання (книги, журнали, газети).

5. Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.

6. Наукові звіти за темами.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Бухгалтерські документи (місячні, квартальні, піврічні, річні звіти).

9. Листи, надіслані в копії для відомості.

10. Планові документи.

11. Повідомлення про відправлення цінностей, бланків.

12. Статистична звітність (поштова і телеграфна).

Документи, які не реєструються, передаються в структурні підрозділи за приналежністю.

При реєстрації документів на підприємстві слід дотримуватися таких правил:

1) кожен документ реєструється тільки один раз;

2) всі документи реєструються тільки в одному місці;

3) всі документи реєструються за єдиною формою, прийнятою на підприємстві.

Реєстраційний номер документа, як правило, складається з таких елементів:

1) шифру організації в міністерстві або відомстві;

2) номера справи, у якій міститься документ або його копійний екземпляр;

3) порядкового номера документа в реєстраційному журналі.

Реєстрація вхідних документів здійснюється шляхом про-ставлення в правому нижньому куті лицьової сторони першої сторінки документа реєстраційного штампа за допомогою ручного штемпеля із зазначенням на ньому дати й індексу документа.

Для вихідних документів дата й індекс проставляються в лівій частині аркуша під постійними реквізитами бланка на спеціально відведеному місці.

Приклад реєстрації документів:

1.3 AT "Старт" 14 лютого 2004року направлено лист в організацію "Експо-Бізнес" із запитом на участь у виставці — це вихідний документ.

Шифр AT "Старт" 25, номер справи для службових листів 08 і порядковий номер документа в реєстраційному журналі 15 (у такому разі індекс документа має вигляд 25/08-15). У полі

На №__ запис відсутній, оскільки документ ініціативний і не є відповіддю на якийсь інший документ, то­му немає і посилання на його індекс.

В AT "Старт" 1 березня 2004року отримана відповідь, за­реєстрована в "Експо-Бізнес" під номером 63/17-07 25 лютого.

У полі На № в "Експо-Бізнес" внесли номер листа, на який підготовлена ця відповідь — 25/08-15.

Для AT "Старт" отриманий з "Експо-Бізнес" лист є вхідним документом. При його надходженні в AT "Старт" він одержав реєстраційний номер 25/18-42 (25 — шифр підприємства, 18 — номер справи, 42 — порядковий номер листа в реєстраційному журналі для вхідних документів). Для запису вхідного номера на самому листі в нижній його частині під підписом проставлений штамп, на якому і зазначений вхідний номер[3, c. 134-137].

2.3. Порядок роботи з бланками, печатками, штампами

У банківських установах обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи, що містять повну назву банку; бланки з кутовими і поздовжніми штампами, що мають необхідний трафаретизований текст документів; посвідчення особи, відрядні і відпускні посвідки, а також всі види пропусків, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, свідоцтва), трудові книжки.

Порядок обліку інших видів бланків визначається інструкцією з ведення діловодства в банку. Контроль за їх виготовленням, зберіганням і використанням покладається на службу діловодства і відповідальних за діловодство.

Особи, персонально відповідальні за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказом керівника банку.

Облік печаток і штампів ведеться в журналі — бланків — у журналі обліку бланків, окремо за видами бланків. Видача їх здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнали обліку включаються в номенклатуру справ. їх сторінки нумеруються, прошиваються й опечатуються. Печатки і штампи повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати в надійно замкнутих шафах, що опечатуються. На бланках посвідчень особи, відрядних і відпускних посвідчень, усіх видів пропусків, документів про освіту (дипломів, атестатів, свідоцтв) типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери, а за необхідності і серії. Порядкові номери і серії проставляються на всіх частинах (аркушах) цих бланків.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається наказом керівника банківської установи. Про проведені перевірки робляться відмітки в журналах обліку після останнього запису. У разі виявлення порушень в обліку, зберіганні і використанні печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом і доводяться до відома керівництва.

Печатки бувають двох видів: прості і гербові. Прості печатки — круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. їх ставлять на копіях, розмножених екземплярах розпорядницьких актів, на довідках про трудову діяльність громадян, пропусках, під час відправки бандеролей, пакетів та ін.

Гербова печатка ставиться на документах, перелік яких передбачений нормативними актами:

♦ акти списання;

♦ листи погодження проектів нормативно-правових актів;

♦ довідки (лімітні; про виплату страхових сум, нараховану заробітну плату, з місця роботи та ін.);

♦ доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення;

♦ договори;

♦ заяви (на акредитив, про відмову від акцепту та ін.);

♦ зразки відбитків печаток і підписів співробітників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;

♦ посвідка про відрядження;

♦ кошторис витрат (на утримання управлінського апарату, капітальне будівництво та ін.);

♦ гарантійні листи;

♦ подання про нагородження орденами і медалями;

♦ реєстри (чек);

♦ штатний розклад;

♦ титульні списки.

Відбиток печатки ставлять на документах поряд з підписом таким чином, щоб вона частково захоплювала посаду і підпис. У фінансових документах, що направляються в банківські установи, печатка не повинна захоплювати підпис. На службових листах, надрукованих на фірмовому бланку, печатка не ставиться[1, c. 312-315].


Розділ 3. Особливості документування управлінської діяльності в господарських товариствах 3.1. Службові документи та їх класифікація

Документ є засобом закріплення на папері або іншому матеріалі інформації про конкретні факти, події і явища об'єктивної дійсності та інтелектуальної діяльності людини.

Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому.

Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи, організації. Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується, наприклад, в органах державної податкової служби.

Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.

Робота з готовими документами, створеними в установі та одержаними ззовні, називається документообігом. Документообіг об'єднує такі процеси діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і використання документів тощо.

Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.

З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати.

Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо[14, c. 271-274].

Таблиця 3.1. Класифікація документів

Ознаки класифікації

Групи документів

1

2

1. За змістом

1. Організаційно-розпорядчі (уп­рав­лінські до­кументи: інструкції, накази, листи, акти, протоколи)

2. Фінансово-розрахункові (бух­гал­терські, банківські документи)

3. Постачально-збутові

2. За призначенням

1. Організаційні (положення, ста­ тути, інструкції, правила тощо)

2. Розпорядчі (накази, розпоряд­ження, вказівки, рішення)

3. Інформаційно-довідкові (довідки, лис ­ ти, телеграми, доповідні і пояснювальні запис­ки тощо)

3. За формою

1. Типові (положення, статути, інструкції, які розробляються вищими орга­нами)

2. Трафаретні (бланки документів з пос­тій­ною інформацією та вільними місцями для заповнення змінної інформації)

3. Індивідуальні (готуються кож­ного разу виконавцями по-новому: доповідні і пояснювальні записки, переважна більшість службових листів та ін.)

4. За напрямом руху

1. Вхідні

2. Вихідні

5. За місцем складан­ня і використання

1. Внутрішні (складаються і використову­ються безпосередньо в установі)

2. Зовнішні (вхідна і вихідна кореспонденція)

6. За походженням

1. Офіційні (стосуються діяльності юридич­них осіб)

2. Особисті:

2.1. Офіційно-особисті (трудова книжка, по­свідчення особи);

2.2. Особисті власного походження

7. За терміном вико­нання

1. Термінові (повинні бути виконані у встановлені строки та з позначкою "Терміново”)

2. Нетермінові (без конкретно зазначеного в них терміну виконання)

8. За стадіями ство­рення

1. Оригінали (перші примірники докумен­тів, які мають оригінали підписів посадових осіб)

2. Копії:

2.1. Відпуск (повна копія документа, оформлена одночасно з оригіналом під копірку)

2.2. Витяг (копія частини документу, засвідчена у встановленому порядку)

2.3. Дублікат (повторно виданий документ)

9. За ступенем глас­ності

1. Звичайні

2. Для службового користування (інформація для обмеженого кола осіб, не підлягає публікації у засобах масової інформації)

3. Таємні (містять державну таємницю)

10. За терміном зберігання

1. Документи постійного зберігання

2. Документи довгострокового зберігання (понад 10 років)

3. Документи короткострокового зберіган­ня (до 10 років)


3.2. Вимоги до оформлення службових документів

Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.

При документуванні управлінської діяльності органами державної податкової служби України організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм).

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.

Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

При оформленні ОРД використовується такий склад реквізитів:

1 – Державний герб України;

2 – емблема підприємства, організації, установи;

3 – зображення нагород;

4 – код підприємства, організації, установи;

5 – код форми документа;

6 – назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

7 – назва підприємства, установи, організації;

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв'язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатку;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – позначка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – відмітка про перенесення даних на машинний носій;

31 – відмітка про надходження.

На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів, встановлених ГОСТом 6.38 – 90: ліве поле – 20 мм, верхнє поле – не менше 10 мм; праве і нижнє – не менше ніж 8 мм (схематичне розташування реквізитів див.рис. 3.1).

Оформлення бланків документів

Бланк документа – це аркуш паперу відповідного формату, на який заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного документа.

Є два види бланків ОРД:

– для службових листів;

– загальний бланк.

При виготовленні бланків для листів на них обов'язково зазначаються реквізити 1–3, 6–9, а також вказується місце для реквізитів 11–13.

Загальні бланки (для наказів, розпоряджень, протоколів та інших ОРД) повинні мати реквізити 1–3, 6–8, а також визначені місця для реквізитів 10–12, 14.

В управлінській діяльності практикується виготовлення на основі загального бланка спеціальних бланків для окремих видів документів – найчастіше наказів, а також розпоряджень, протоколів, довідок тощо.

Розташування постійних реквізитів на бланках може бути поздовжнім або кутовим, центрованим чи прапоровим.

Рис. 3.1. Схематичне розташування реквізитів на папері формату А4

Поздовжнє розташування реквізитів передбачає їх нанесення вздовж верхньої частини аркуша; кутове – у лівому верхньому куті.

Як поздовжнє, так і кутове розташування реквізитів може бути центрованим (кожний рядок реквізиту однаково віддалений від лівого і правого полів аркушу) і прапоровим (кожний рядок починається від лівого поля аркуша).

Крім згаданих бланків, можуть виготовлятися посадові бланки, в яких зазначається додатковий реквізит "Назва посади”. Розташовується він нижче від реквізиту 7.

Бланки документів потрібно виготовляти на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору[7, c. 185-189].

Вимоги до текстів документів

Текст – центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна його частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата.

У структурі тексту можна вичленувати декілька логічних елементів, що сприяють правильній послідовності викладення змісту:

1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа, характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа;

2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти, цифри, докази, аргументи;

3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію, прохання, рішення тощо).

Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація – виділення окремих частин тексту, об'єднаних змістом, логічно завершених – графічне, з допомогою заголовків тощо.

Універсальним засобом рубрикації є абзац – відступ від початку рядка на п'ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку.

Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин.

У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації:

1) буквено-цифрова (традиційна);

2) цифрова (порівняно нова).

Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних знаків – цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).

Схематично цей спосіб нумерації можна зобразити таким чином:

А. Б. В. Г. ...

І ІІ ІІІ IV ...

1) 2) 3) 4) ....

а) б) в) г) ...1

Однак на практиці великі літери майже не використовуються. Найзначніші частини документа нумеруються римськими літерами, після яких не ставляться крапки.

Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою (речення після них завжди починається з великої літери). Дрібніші підрозділи позначаються арабськими цифрами з дужкою (крапка після дужки не ставиться; фраза пишеться з малої літери). Найменші структурні частини нумеруються малими літерами українського алфавіту з дужкою після них.

Для важливих за значенням і значних за обсягом частин тексту використовуються спеціальні найменування – "частина”, "розділ”, "глава”, "параграф” тощо, які також нумеруються.

Слід пам'ятати, що нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоча б два однорідних елементи перерахування; однотипні засоби виділення (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однорідних частин тексту.

Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (наприклад, 1.1.; 1.2.; 1.3. і т.д.); на третьому – із трьох (1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. і т.д.)

Таким чином, номер кожної складової частини включає номери частин вищих ступенів поділу. Кількість цифр у номері частини вказує на кількість рівнів або ступенів поділу.

На відміну від попереднього, традиційного способу нумерації, цифровий не має обмежень щодо глибини поділу тексту. В окремих випадках можуть використовуватися і заголовки до частин документа.

Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:

1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);

2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор – "колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);

3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже – використання одних і тих самих мовних засобів;

4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів.

У процесі багаторічного використання пройшов відбір найбільш відповідних мовних засобів, що сприяють ефективності документів.





Реферат на тему: Організація документування управлінської діяльності в господарських товариствах (курсова робота)


Схожі реферати



5ka.at.ua © 2010 - 2016. Всі права застережені. При використанні матеріалів активне посилання на сайт обов'язкове.    
.