Архів якісних рефератів

Знайти реферат за назвою:         Розширений пошук

Меню сайту

Головна сторінка » Діловодство

Дипломатичні та офіційні прийоми, організація їх обслуговування (курсова робота)

Зміст

Вступ. 3

1. Теоретико-методологічні аспекти дипломатичних прийомів. 5

2. Дипломатичні та офіційні прийоми, їх особливості 13

3. Ділова культура та діловий етикет на дипломатичних прийомах. 19

Висновки. 27

Список використаної літератури. 29


Вступ

Невпинний розвиток незалежної України, розширення і поглиблення її зовнішньополітичних зв'язків та контактів з країнами світу потребують висококваліфікованих спеціалістів-міжнародників, дипломатів-практиків, які на тлі високого рівня загальної освіченості не лише володіють глибокими, всебічними професійними знаннями, але й мають широку ділову культуру.

Визнаючи важливість та необхідність для дипломатичних співробітників загальної освіченості та глибоких професійних знань, питанням ділової культури, на жаль, приділяють менше уваги. При цьому часто ділову культуру, діловий етикет розуміють неадекватно, плутаючи з дипломатичним протоколом та етикетом або зі світським етикетом.

Дипломатичний протокол та етикет, будучи загальноприйнятою системою міжнародної ввічливості, представляє набір правил, що визнають необхідним хороші манери в офіційному житті та церемоніях, у яких задіяні держави та їх представники. Світський етикет являє собою правила, згідно з якими ми будуємо свої щоденні стосунки з іншими членами суспільства. Ділова культура, діловий етикет, будучи важливою і невід'ємною складовою будь-якої корпоративної культури, уособлюють прийняті та усталені стиль і норми поведінки співробітників.

Прийоми – старовинна форма підтримки офіційних контактів. Сучасні правила їх підготовки і проведення, етикет поведінки гостей увібрали багатовікові традиції культури гостинності та застілля різних народів. Дипломатичні прийоми – одна із загальноприйнятих і поширених форм зовнішньополітичної діяльності урядів, міністерств закордонних справ, дипломатичних представництв. Нині установи та фірми, що займаються зовнішньоекономічною діяльністю, дедалі частіше використовують таку форму спілкування, як прийоми, для встановлення, розвитку й поглиблення ділових контактів, отримання інформації про стан справ у сферах бізнесу, які їх цікавлять, доведення до широкого кола осіб корисної інформації про себе. Ділові офіційні прийоми влаштовують з нагоди національного свята, знаменної події, річниці, на честь перебування в країні іноземної делегації, під час відкриття представництва фірми, презентації різних товарів, послуг, проведення конгресів. Приводом для світських неофіційних прийомів можуть бути різноманітні події: національні, місцеві, професійні свята, дні народження, театральні прем'єри.


1. Теоретико-методологічні аспекти дипломатичних прийомів

Дипломатичний прийом - одна із загальноприйнятих форм зовнішньополітичної діяльності урядів, міністерств закордонних справ, дипломатичних представництв та дипломатів. Прийом здійснюють як на відзначення важливих подій (національні свята, річниці підписання договорів, перебування у країні високого гостя або делегації), так і у випадку повсякденної діяльності міністерств закордонних справ та посольств. Багаторічна міжнародна практика встановила види дипломатичних прийомів, методи їх підготовки, дипломатичний етикет, якого дотримуються учасники прийомів.

У міжнародній протокольній практиці склалася класифікація прийомів, яка має певною мірою умовний характер. Зокрема, відповідно до часу проведення розрізняють денні та вечірні прийоми. До денних належать прийоми типу "келих шампанського", "келих вина", "сніданок". До вечірніх, які більш поширені у протокольній практиці і вважаються почеснішими й урочистішими, ніж денні, відносять прийоми типу "коктейль", "а-ля фуршет", "чай", "журфікс", "обід", "вечеря", "обід-буфет". Згідно з формою проведення прийоми поділяються на прийоми без розсаджування та з розсаджуванням. Коли вас запросили на "сніданок", "обід", "вечерю", гості сідають за стіл у визначеному порядку. На прийомі типу "обід-буфет" розміщуються вільно. "Коктейлі", "а-ля фуршети", "келих шампанського", "келих вина" проводяться стоячи. Такі прийоми простіші та демократичніші за характером проведення, ніж з місцями за столом і дають змогу значно розширити коло запрошених – до кількох сотень осіб. Гості самі обирають собі місце.

Прийоми поділяються на денні та вечірні, з розсаджуванням за столом і без розсаджування. До денних належать прийоми типу "бокал шампанського", "бокал вина", сніданки.

"Бокал шампанського" - як правило, починається о 12 годині і триває близько години. Приводом для організації такого прийому може бути річниця національного свята, від'їзд посла, перебування у країні делегації, відкриття виставки (фестивалю) тощо. Під час такого прийому звичайно подається шампанське, але можлива подача віскі, горілки, вина, соків та інших безалкогольних напоїв. Закуска не обов'язкова, але не буде і помилкою запропонувати її гостям. Організаційно це - найбільш проста форма прийому і не потребує складної підготовки. Аналогічним є прийом типу "бокал вина". Назва тільки підкреслює характер прийому.

Сніданок - відбувається між 12 та 15 годинами. Найбільш поширений початок сніданку від 12 до 13 години. Меню сніданку складається із однієї - двох страв холодних закусок, однієї гарячої рибної чи однієї гарячої м'ясної страви та десерту. Подавати на сніданок перші страви (супи) не прийнято, але подача їх не буде і помилкою. Перед сніданком гостям пропонують соки, горілку, віскі, сухе вино. Під час сніданку до холодних закусок подається горілка (охолоджена), до рибної страви - сухе біле вино (охолоджене), до м'ясних страв - сухе червоне вино (кімнатної температури), до десерту - шампанське (охолоджене), до кави - коньяк, а до чаю - лікер. Мінеральна вода і соки подаються протягом усього сніданку. Сніданок триває годину-півтори, із них близько години за столом і близько ЗО хвилин -за кавою, чаєм (кава, чай можуть бути подані за тим самим столом або у вітальні). Після закінчення сніданку господар і господиня встають із-за столу першими і пропонують гостям перейти до іншої зали. Форма одягу на сніданок - повсякденний костюм, якщо у запрошенні інший одяг спеціально не обумовлений[5, c. 157-159].

Вечірні прийоми бувають кількох типів. Вони вважаються більш урочистими, ніж денні. До них належать: "Коктейль", "А ля фуршет", обід, вечеря, обід-буфет, "чай", "жур фікс".

"Коктейль" - починається між 17 і 18 годинами і триває близько двох годин. Під час такого прийому офіціанти розносять напої та холодні закуски (у вигляді канапе - невеликих бутербродів). Можлива також подача гарячих страв. Інколи влаштовують буфет, де бажаючим офіціанти пропонують напої.

Прийом типу "а ля фуршет" відбувається у ті ж години, що і "коктейль". Гості самі підходять до столу, набирають закуски і відходять, даючи можливість підійти іншим присутнім. На прийомі типу "коктейль" та "а ля фуршет" гості стоять. В обох випадках з метою підкреслити особливу урочистість прийому перед його закінченням можна подати морозиво, шампанське, каву. Урочистість прийому може бути підкреслена і зазначенням у запрошенні особливої форми одягу.

Обід - вважається найбільш почесним видом прийому. Як правило, він починається о 20 або 20.30 , але не пізніше 21 години (па практиці він може починатися і раніше). Меню обіду відповідно до місцевих традицій складається з двох-трьох холодних закусок, першої, гарячої рибної та гарячої м'ясної страв, десерту. Напої такі ж, що і на сніданок. Обід триває дві-три години, а може й довше. За столом гості сидять приблизно одну годину, решту часу перебувають у вітальні, де ведуться бесіди; сюди подають каву, чай. У деяких випадках каву, чай можна подавати за обідній стіл. Часто обід передбачає спеціальну форму одягу (смокінг або фрак - для чоловіків, вечірню сукню - для жінок).

Вечеря - починається о 21 годині і пізніше. Від обіду відрізняється лише часом початку.

Обід-буфет - передбачає вільну розсадку за невеликими столами по 4-6 осіб, При цьому так, як на фуршетному прийомі, накриваються столи з закусками, є буфети з напоями. Гості беруть закуски самостійно і за своїм бажанням сідають за один із невеликих столиків. Такі прийоми організують після концерту, у перерві танцювального вечора тощо. Обід-буфет менш офіційний, ніж обід.

"Чай" - прийом, який влаштовуються, як правило, тільки для жінок. Проводять їх дружини міністра закордонних справ, послів. Для чаю накриваються один або кілька столів, подаються кондитерські і булочні вироби, десертні і сухі вина, соки, мінеральна вода. Закуски (канапе з ікрою, рибою, сиром) подаються за чаєм рідко, а якщо і подаються, то у невеликій кількості. Тривалість - 1 - 1,5 години.

"Жур-фікс" - це вид прийому, який влаштовують дружини міністра або послів у певні дні і години протягом усього осінньо-зимового сезону. Особи, які одержали запрошення на "жур-фікс", можуть приходити на нього кожного разу без додаткових запрошень. За часом проведення та частуванням "жур-фікс" не відрізняється від "чаю". На прийоми "жур-фікс" запрошують також чоловіків. Інколи такі прийоми носять форму музичних та літературних вечорів[2, c. 184-186].

Кожний прийом потребує ретельної підготовки. Головне - правильно обрати вид прийому з урахуванням мети його проведення, визначити місце проведення, скласти список запрошених, заздалегідь підготувати та розіслати запрошення, скласти меню і план розсадки за столом, якщо йдеться про сніданок, обід чи вечерю. Якщо прийом організується в резиденції посла або посольстві, особлива увага надається підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом. Якщо прийом влаштовується поза посольством, то обирається ресторан з гарною кухнею і високою культурою обслуговування. При визначенні дати прийому слід передбачати, що прийоми не організуються у святкові та неробочі дні, а також у дні національного трауру (а призначені раніше в цьому випадку відміняються.) Складання списку осіб, що запрошуються па прийом, - один із найважливіших елементів підготовчої роботи. Визначається загальна чисельність і ділова необхідність контакту з тією чи іншою особою, яка може бути запрошена.

Розміри приміщень, де влаштовуються прийоми, повинні відповідати кількості запрошених і можливостям обслуговування. Меню на дипломатичних прийомах повинні мати національний колорит. Всі страви мають бути смачними і красиво сервірованими. На прийомі прийнято використовувати посуд високої якості: кришталь, порцеляну, срібло. Живі квіти на столах і у вітальні надають приміщенням святковості і комфорту. Інколи квіти підбирають так, щоб вони відповідали кольору національного прапора країни високого гостя. Після закінчення прийому головний гість у супроводі господаря першим залишає прийом.

На прийом гостей запрошують письмово. Бланки запрошень виготовляються друкарськими способами, а від руки вписують прізвище особи, яку запрошують, її посаду, зазначають вид прийому, день, годину та місце проведення. Всі ці дані можуть бути надруковані і па машинці, але це вважається менш ввічливим.

При організації прийомів, на яких передбачена розсадка гостей, заздалегідь треба з'ясувати, чи може гість прийняти запрошення. У цьому випадку у правому нижньому куті бланка запрошення проставляють літери rsvp (repondez, s'il vous plait - прохання відповісти). При запрошенні головного гостя -президента, глави парламенту, прем'єр-міністра, міністра закордонних справ - посол попередньо усно домовляється з ним і тільки після одержання згоди надсилає запрошення. В цьому випадку літери rsvp закреслюються і замість них пишуть "pm"(pour memoire - для пам'яті). Запрошення прийнято направляти за один-два тижні до прийому. На запрошення, де стоять літери і вони не закреслені, відповідати треба без затримки. Затримка із відповіддю, а тим більше її відсутність - свідчення неповаги[10, c. 108-110].

На прийомах тину сніданок, обід, вечеря гостей розсаджують за столом у визначеному порядку. Місця за столом поділяються на більш і менш почесні. Найпочесніше місце - праворуч від господині (на прийомі з участю жінок) та праворуч від господаря (па чоловічому прийомі). Далі йдуть місця ліворуч від господині та ліворуч від господаря. Місця, віддалені від господині та господаря, - менше почесні. На прийомі, де присутні тільки чоловіки, головному гостю може бути запропоноване місце за столом напроти господаря. Основне правило розсаджування: на почесніших місцях сидять найбільш почесні гості. Порушення цього правила може бути розцінене як навмисне нанесення образи престижу гостя та престижу держави, яку він представляє. На прийомах, в яких беруть участь чоловіки й жінки, треба уникати розташування жінки перед жінкою, краще чергування: жінка -чоловік. Не садять поруч подружжя, жінку не садять у кіпці столу. Слід передбачити і те, щоб гості мали можливість спілкуватися без перекладача або запросити перекладачів. Старшинство серед дипломатів визначити неважко. Орієнтир - дипломатичні ранги.

Старшинство дипломатів одного рангу визначається часом перебування в країні. Складніше визначити старшинство серед політичних і громадських діячів, представників ділових кіл, преси. В цьому питанні повинна допомогти протокольна служба країни перебування. Слід пам'ятати і про те, що дружині привласнюється старшинство чоловіка. Це правило допомагає зробити правильну розсадку на прийомах.

У дипломатичному протоколі склалася практика визначення місць за столом. Друкуються кувертні картки - невеликі білі прямокутники із твердого паперу з написаними від руки або надрукованими на машинці прізвищами учасників прийому.

У залі, де збираються гості і подаються напої, на невеличкому столику виставляється план розміщення столів. У відповідності до плану кожне місце за столом означене кувертною карткою. Запрошені на прийом гості знайомляться з планом, знаходять свої місця, уточнюють прізвища сусідів по столу тощо.

Перед входом до зали гостей зустрічає господар прийому з дружиною. Кульмінацією зустрічі є приїзд почесного гостя. Поява господаря з почесним гостем у залі означає офіційний початок прийому.

Деякі норми дипломатичного етикету, яких необхідно дотримуватись на дипломатичних прийомах:

1. Перша заповідь дипломата - точність. Дипломат своєчасно прибуває на прийом і перебуває на ньому не довше, ніж потребують правила пристойності. Уход з прийому через 15-20 хвилин після його початку без пояснення причини може розглядатися як недружелюбна демонстрація.

2. Ні про яке запізнення не може бути мови, якщо прийом з розсадкою (сніданок, обід, вечеря). Гості на такі прийоми з'їжджаються протягом 3-5 хвилин і після невеликої паузи, яка використовується для взаємних привітань і знайомств, запрошуються до столу. Якщо ж обставини примусили гостя трохи затриматись і він приїздить, коли прийом уже почався, йому слід підійти до господині та господаря, викласти без деталей причину свого спізнення, привітати їх, вклонитися присутнім і зайняти відведене йому місце.

3. На прийом першими приходять молодші співробітники, потім - старші, посол - завершує. Від'їжджають з прийому у зворотному порядку: спочатку старші, потім молодші. Затримуватися на прийомах не рекомендується, оскільки це обтяжливе для господарів.

4. При приході і залишенні прийому не обов'язково тиснути руку кожному з присутніх. Вітатися чи прощатися за руку треба тільки з господарем та господинею, а всім іншим можна тільки вклонитися.

5. Зовнішній вигляд і манери гостя, його вміння правильно поводитися за столом під час сніданку, обіду, вечері, а також інших видів прийомів - один з важливих елементів етикету[11, c. 71-75].

"Лінія прийому"

Це одна з ознак офіційного протокольного заходу для вітання гостей із господарями й почесними гостями. Перед "лінією прийому", як правило, знаходиться помічник, який називає кожного прибулого гостя. Гість, який проходить "лінію прийому", тисне руку й вітає кожного, хто перебуває у цій лінії. "Лінія прийому" – місце для короткої розмови гостя з господарями та почесними гостями.

На фуршеті гість, привітавшись із господарями та знайомими, підходить до столу, бере паперову серветку, тарілку й виделку, йде до того краю столу, де розміщена закуска, і приборами, які знаходяться у блюдах із закускою, наповнює свою тарілку. Їжі потрібно накладати не дуже багато, щоб на тарілці лишалося місце для келиха. Не треба їсти біля столу, бо це заважатиме іншим підійти до нього. Варто також почекати, поки їжу візьме жінка або особа, старша за рангом або віком.

Зустрівши когось із знайомих, можна виголосити кулуарний тост, що прийнято, наприклад, в Україні та Росії. Якщо вино випите, фужер можна поставити на свою тарілку, яка залишається в лівій руці. А правою беруть виделку й приступають до їжі. Йдучи залою назустріч приятелю або колезі, потрібно взяти фужер у праву руку, у лівій лишається тарілка з виделкою та їжею. Наближаючись до знайомого, поставте знову напій на тарілку, щоб звільнити для вітання праву руку. Ходити залою з фужером, який стоїть на тарілці, не можна.

Якщо на фуршеті подають гарячі страви, тарілку із залишками їжі, фужером і виделкою гість ставить у спеціальне місце, де складають увесь використаний посуд (на піднос, стіл або на спеціальний візок, який вивозить офіціант). Кожний бере чисту тарілку, виделку й ніж, а потім підходить до поданої гарячої страви й наповнює свою тарілку приборами, які тут знаходяться. Великий шматок (наприклад, біфштекс) можна одразу розрізати на дрібні. Використаний ніж кладуть до брудного посуду у визначеному місці. Невеликі фужери тримають за ніжку, склянки – ближче до денця. Більші келихи слід брати за основу чаші трьома пальцями: великим, середнім і вказівним. Лише якщо в келисі охолоджене біле вино або шампанське, його тримають за ніжку. Чарочку з коньяком, щоб зігріти напій і зробити його ароматнішим, треба розмістити між середнім і безіменним пальцями[7, c. 114-146].


2. Дипломатичні та офіційні прийоми, їх особливості

Однією з поширених форм дипломатичної діяльності органів зовнішніх зносин є прийоми, традиції проведення яких мають коріння в глибокій давнині.

Дипломатичні прийняття є представницькими, протокольними заходами. Крім представницького значення, вони виступають важливим засобом встановлення, підтримки та-розвитку контактів офіційних властей з дипломатичним корпусом та журналістами, контактів дипломатичного представництва або окремих дипломатів з офіційними властями, громадськими, культурними, діловими колами країни перебування. Дипломатичні прийняття влаштовують для відзначення певних подій (національних свят, ювілейних дат, річниць підписання міжнародних і двосторонніх договорів та угод), з метою виявлення почестей та гостинності окремим високим особам.

Дипломатичні прийняття організовують також незалежно від тих чи інших подій, в рамках повсякденної дипломатичної роботи. Нечисленні, за кількістю запрошених, прийняття являють собою зручну можливість для зміцнення та розширення зв'язків, роз'яснення позиції держави з того чи іншого питання міжнародного життя.

Сучасна дипломатична практика, дипломатичний протокол знають багато видів прийняттю, які розподіляються на денні та вечірні, з розсадкою і без розсадки за столом. Нагадаємо основні з них.

Після визначення виду прийому, місця його проведення та дати, яка не може збігатися з вихідним, святковим днем або днем жалоби, важливим етапом підготовки будь-якого прийому є складання списку гостей.

На прийомі на честь високого зарубіжного гостя або зарубіжної делегації, крім супроводжуючих осіб, членів делегації, запрошуються посол країни гостя та старші дипломати посольства. З боку країни хазяїна на прийнятті присутні офіційні особи, які брали участь у переговорах або ж ті, які реалізують співробітництво з країною гостя у різних галузях. Якщо гість прибув з дружиною, в прийнятті з боку хазяїв беруть участь дружини офіційних осіб.

На прийняття, що організується дипломатичним представництвом, запрошуються керівники країни перебування, офіційні особи відповідних відомств та установ, представники культурних та наукових кіл. У разі організації прийняття на честь ювілею у двосторонніх відносинах запрошення дипломатичного корпусу не передбачається. Зарубіжні дипломати присутні на прийняттях, присвячених національним святам, а також на традиційних представницьких заходах посольств. Інколи доречно запросити деяких іноземних послів, акредитованих у країні, і на офіційні сніданки, обіди і т. ін., що даються на честь прем'єр-міністра, міністра закордонних справ країни перебування.

Під час підготовки прийняття ввічливим є проконсультуватися з почесним гостем або супроводжуючими його особами щодо списку гостей та підготовки, організації і проведення заходу. Часто у ході таких консультацій називаються одна-дві особи, з якими почесний гість був би радий зустрітися під час прийняття. Очевидно, що організатори мають врахувати таке побажання, включивши названих осіб до списку запрошених.

Список гостей має бути дуже збалансованим. Якщо готується прийняття для іноземних гостей, слід планувати включення рівної кількості громадян країни господаря, які мають відповідний рівень, які відвідували країну гостя або ж які мають спеціальні, особливі інтереси в цій країні.

Для великого прийняття - офіційного сніданку, обіду - рекомендується, крім офіційних осіб, включити до списку запрошених відомих осіб: наукових, мистецьких діячів, можливо, деяких особистих друзів господаря, кількох представників ЗМІ, якщо бажаним є висвітлення події. Організатори також мають брати до уваги особистість та інтереси почесного гостя. Слід враховувати і мовні питання. Важливо, щоб серед присутніх були особи, які володіють мовами обох сторін, або ж перекладачі[9, c. 154-156].

Часто постає питання - чи можливо запросити на прийняття до державного чиновника іноземного дипломата, іншу офіційну особу, з якою у хазяїна раніше не було персональних зустрічей. Так, таке запрошення можливе, особливо у тому випадку, коли почесним гостем буде особа, яка має ранг, посідає положення, відповідне до рангу та положення офіційної особи, яка запрошується без попередніх особистих зустрічей.

На прийняття з розсадкою слід підготувати список запрошених якомога раніше, що пояснюється необхідністю скласти план розміщення гостей за столом/столами.

Кількість гостей залежить від рівня почестей, які надаються почесному/ головному гостю. Також береться до уваги ділова необхідність контактів з тим чи іншим запрошеним. Розміри приміщення, де влаштовується прийняття, мають відповідати кількості гостей та можливостям обслуговування.

Протокольна служба має систематично та ретельно перевіряти списки запрошуваних на прийняття та вносити до них необхідні зміни. Без такої роботи можливі непорозуміння та помилки, як, наприклад, відправлення запрошення з неправильно вказаним службовим становищем запрошеного, особі, яка вже не обіймає певної посади, або ж особі, яка померла. Грубою помилкою є надсилання одинаку запрошення для нього та дружини і т.п.

На дипломатичні, офіційні прийняття гостей запрошують, надсилаючи відповідні запрошення. Запрошення може бути повністю або ж частково надрукованим. Для менш офіційних заходів допускається надсилання запрошень, повністю написаних від руки. Незалежно від виду запрошення завжди пишеться від третьої особи. Офіційний протокол вважає за можливе передати запрошення по телефону або телеграфом.

Запрошення на офіційні заходи завжди друкуються на сніжно-білому (off-white) папері чорною фарбою. Останнім часом при виготовленні запрошень серед усіх стилів написання літер перевага надається рукописному стилю.

Повністю надруковані запрошення використовують при особливих заходах - дуже великих або формальних, офіційних прийняттях. Вважається, що такі запрошення демонструють особливу повагу до запрошених. Вони ж є і найдорожчими за витратами під час виготовлення. У повністю надруковане запрошення від руки вписується тільки ім'я гостя та його дружини, якщо передбачається запрошення жінок.

Коли господарем прийняття є висока офіційна особа (глава держави, прем'єр-міністр, спікер парламенту, посол держави і т.п.), запрошення може мати вгорі зображення герба країни або ж печатку офісу посадової особи (наприклад, прем'єр-міністра). Існує практика, згідно з якою на запрошеннях на заходи, що відбуваються на державному рівні, використовується зображення державного герба, печатки офісу посадової особи, виконані золотою фарбою, а на запрошеннях на робочі сніданки, ланчі, інші менш офіційні заходи використовується некольорове випукле зображення герба або печатки. Усі запрошення від імені президента країни мають золоте зображення державного герба або ж президентської печатки.

Частково друковані запрошення можуть використовуватися для будь-якого виду прийняття, з будь-якої нагоди та для будь-якої дати та часу. Запрошення такого роду можуть надсилатися для ланчів, чаю, коктейлів та ін.

Частково друковані запрошення менш дорогі, ніж друковані повністю (які можуть бути використані тільки один раз, для одного заходу), і тому вони активно використовуються особами та установами, які часто організують різні протокольні заходи. Необхідна інформація (вид прийняття, дата, день, час і місце проведення) вписується від руки чорним чорнилом відповідно до конкретного заходу[4, c. 178-180].

У запрошенні, як правило, вказується форма одягу, передбачена для даного конкретного заходу. Це може бути:

- повсякденний одяг, Така форма визначається словами: "informal", "tenue de viile", "undress" (характерно для Великої Британії);

- смокінг. У дипломатичному та офіційному протоколі для даної форми використовується визначення "black tie". Можливо також, для напівфор-мальних заходів, "dinner jeket", "dinner dress", "smoking jeket", "tuxedo";

- фрак. У запрошеннях така форма визначається як "white tie", Можливо також "tenue de soire", "evening dress", "decorations" і просто "tails".

Якщо у запрошенні форму одягу не вказано, вважається, що в такому разі організатори передбачають неформальний, повсякденний одяг. У даній ситуації не буде помилкою уточнити форму одягу напередодні прийняття.

Запрошення на прийняття можуть бути передані телефоном. Буває, що неможливо надіслати офіційне запрошення заздалегідь. Так, наприклад, коли якась офіційна особа бажає організувати прийняття на честь зарубіжного гостя, який перебуватиме у місті лише кілька днів, вона має бути впевненою, що на цьому заході буде присутня максимальна кількість запрошених. У такому разі доцільно і необхідно використати запрошення по телефону, щоб отримати миттєву відповідь (згоду чи відмову) і мати можливість замінити тих, хто відмовився. Як тільки отримується згода на запрошення по телефону, одразу ж надсилається відповідне надруковане або написане від руки нагадування,

В усіх випадках, коли у запрошенні є літери R.S.V.R, або слова "Прохання відповісти", необхідно якомога швидше дати відповідь про можливість/неможливість бути присутнім, Як заведено, відповідь дається протягом 1 = 2 днів після отримання запрошення, Якщо особа, яку запрошують, не певна у тому, чи зможе вона бути присутньою, краще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент, Затримка відповіді на запрошення ставить організаторів у складне становище тому, що іони не можуть прийняти рішення щодо pea-садки за столом, а також не можуть запросити когось Іншого, Це й змушує організаторів нагадувати про необхідність дати відповідь, Взагалі ж не відповісти на запрошення - серйозна помилка.

Якщо подружжя відмовляється від запрошення через відсутність чоловіка або дружини у місті або у зв'язку з отриманням раніше іншого запрошення для одного з них, він чи вона має сповістити про це організаторів, І тоді можливе надсилання запрошення одному з них - присутньому у місті і вільному на час запрошення.

Вважається абсолютно прийнятним як для чоловіка, так і для жінки відповісти згодою на запрошення, направлене для обох, І самому/самій прийти на коктейль, обід-буфет, а ля фуршет, якщо це є бажаним І коли на його/її присутність розраховують організатори.

Вважається, що на запрошення, які надходять від Імені глави держави, необхідно дати відповідь протягом 24 годин а моменту його отримання, Не запрошення, передане по телеграфу, слід відповісти негайно також по телеграфу або по телефону, Існує всього кілька ситуацій, коли можлива відмова прийняти запрошення від імені глави держави. Це - смерть члена сім'ї, хвороба запрошеного, весілля члена сім'ї, відсутність запрошеного у столиці, в країні у день проведення відповідного заходу.

Більш правильним є відповісти на запрошення листом чи листівкою, ніж надсилати візитну картку. У деяких країнах відповідь візитною карткою вважається нетактовною, особливо коли йдеться про офіційне запрошення.

Відповідь на запрошення пишеться від руки чорним чорнилом на білому або сніжно-білому папері, розмір якого приблизно такий, як розмір запрошення. Відповідь дається від третьої особи[12, c. 70-74].


3. Ділова культура та діловий етикет на дипломатичних прийомах

У сучасному діловому світі вміння співпрацювати з іншими, демонструючи при цьому хороші манери та здатність створювати робочу обстановку, у якій кожен відчуває себе комфортно, а значить має можливість максимально сконцентруватися на справі, є надзвичайно важливим. Хороші, адекватні ділові манери дають співробітникам можливість відчувати себе впевнено з тим, щоб вони могли працювати з людьми (колегами, клієнтами, діловими партнерами і т.д.) та виконувати свою роботу ввічливо, професійно і ефективно.

Професійні вміння та навички дипломатичного співробітника не можуть підмінити собою знання норм і правил ділового етикету. Так, вміння вести переговори з конкретних питань міжнародного життя не означає автоматичного вміння даною особою вести неформальну бесіду, яка є надзвичайно важливим елементом у процесі встановлення особистих контактів між людьми у будь-якій ситуації. Якщо співробітник знає правила і закономірності підготовки дипломатичних документів (нот, меморандумів, угод і т.п. ), це не обов'язково означає, що ця людина вміє написати лист-подяку, наприклад, за цікавий і приємний музичний вечір, неформальний обід і т.п., на який він був запрошений своїм діловим партнером - представником іншої країни. Вміння знаходити рішення складних питань двосторонніх відносин держав не завжди означає вміння залагоджувати конфліктні ситуації, які можуть виникнути у колективі. Саме тому кожний дипломат-професіонал повинен володіти правилами і нормами ділового етикету.

Дипломати-професіонали не можуть бути лише грамотними, але часто "сухими" спеціалістами, які мало чи недостатньо обізнані з правилами та принципами спілкування з іншими людьми, а тому не повністю використовують свої потенційні можливості під час різнобічних ділових контактів і, як результат, не завжди можуть діяти максимально ефективно. Щоб уникнути подібної ситуації, конче необхідно питанням ділового етикету приділяти особливу увагу як при підготовці молодих кадрів для дипломатичної служби, так і у щоденній роботі вже працюючих спеціалістів.

Часто ділова культура, ділові манери розуміються дуже вузько - як вміння відповідно одягатися, вести себе за столом, вітатися та представляти себе іншим. Рідше до цього переліку додається вміння спілкуватися з людьми, причому передусім мається на увазі усне спілкування. Письмовому спілкуванню та спілкуванню за допомогою різних технічних засобів - телефонів, факсів, мобільних телефонів, електронної пошти - увага при цьому практично не приділяється.

До того ж навіть при такому звуженому розумінні ділової культури, ділового етикету дипломатичні співробітники, на жаль, не рідко припускаються прикрих помилок у ході спілкування як з колегами, так і з діловими партнерами - представниками інших державних установ, зарубіжними дипломатами, акредитованими у країні. Як свідчить досвід, найпоширенішими з них є незнання правил і норм спілкування за допомогою телефонів, мобільних телефонів, електронної пошти; невміння вести бесіду - невміння слухати та говорити; відсутність навичок тайм-менеджменту. Згадаймо, як часто ділові зустрічі перериваються необов'язковими дзвінками; якою важкою може бути розмова з людиною, яка не намагається бути "активним слухачем" і бажає лише домінувати у спілкуванні; як заважають загальній справі невміння співробітників виділити пріоритетні завдання і, головне, сконцентруватися на їх виконанні. Цей перелік, на жаль, можна продовжувати[13, c. 87-90].

Ділова культура, діловий етикет є широкими і різнобічними поняттями. Володіти діловою культурою, знати норми та принципи ділового етикету означає, крім згаданих вище, також уміння:

- організовувати свою щоденну діяльність; матеріали та документи, з якими необхідно працювати; своє робоче місце;

- використовувати інформаційну техніку для підвищення ефективності своєї роботи;

- адекватно спілкуватися - вміти слухати і говорити, вести неформальну бесіду, переговори та ділові зустрічі;

- готувати та ефективно проводити ділові засідання та зустрічі;

- знати принципи підготовки ділових поїздок (по країні та за кордон) як власних, так і своїх ділових партнерів;

- знати принципи тайм-менеджменту;

- працювати, бути ефективним у будь-яких ситуаціях, як звичайних робочих, так і стресових;

- встановлювати, підтримувати і розвивати особисті та ділові контакти - знати закони нетворкінгу;

- вдосконалювати свої професійні навички та вміння, підвищувати свій загальний професійний рівень.

Кожне з названих положень у свою чергу містить низку відповідних конкретних, детальних знань та навичок.

Знання основних правил та принципів ділового етикету, безумовно, необхідне кожному дипломатичному співробітнику, незалежно від того, яке місце на службовій драбині він займає. Молодим співробітникам, які тільки починають свою кар'єру, діловий етикет необхідний для того, щоб полегшити процес входження у колектив, підвищувати майстерність і ефективність роботи; працівникам середнього рівня діловий етикет допоможе відшліфовувати набуті вміння та навички спілкування, взаємодії у колективі, вдосконалювати свій професійний імідж і готувати себе до подальшого просування в кар'єрі; дипломатичним співробітникам вищого рівня діловий етикет необхідний тому, що саме вони є діловим взірцем для інших працюючих, вони, по суті, закладають принципи і правила ділових стосунків у відомстві, саме вони є виразниками основних засад корпоративної культури дипломатичного відомства держави.

Очевидно також, що кожному дипломатичному співробітнику знання норм і правил ділового етикету необхідне, незалежно від місця його роботи: за кордоном чи у центральному апараті МЗС[8, c. 45-48].

Розглянемо це положення на прикладі вміння спілкуватися, яке, поряд із умінням встановлювати і підтримувати особисті та ділові контакти, є дуже важливим для дипломата.

Співробітникам центрального апарату МЗС вміння спілкуватися необхідне під час контактів із зарубіжними дипломатами, акредитованими в Україні, зустрічей із громадянами інших країн, які перебувають в Україні, візитів до України різного рівня зарубіжних делегацій, контактів із представниками інших державних установ країни, у щоденній роботі з колегами, а також під час відряджень за кордон.

Співробітникам державних установ за кордоном (посольств, консульських закладів, представництв при міжнародних організаціях) вміння спілкуватися також, безумовно, необхідне в щоденній роботі з колегами; під час контактів з представниками державних, громадських установ, різного роду організацій (добродійних, молодіжних і т.п. ), а також з окремими громадянами країни перебування, під час контактів із діловими партнерами - представниками країни перебування та третіх країн, дипломатичні торговельні представництва яких відкриті у даній країні; в роботі з різного рівня українськими делегаціями, які прибувають з візитами у країну перебування.

У широкому контексті можна стверджувати, що вміти спілкуватися для дипломатичного співробітника означає вміння:

- вітатися, вибираючи адекватну, відповідну форму звертання до кожної конкретної особи, виходячи з її статусу та посади, яку вона обіймає;

- адекватно рекомендувати інших осіб, а також, за необхідності, представляти себе;

- вручати свою візитну картку та приймати чужу візитну картку;

- знати принципи ефективного спілкування: вміти слухати (бути активним слухачем) та вміти говорити (вміти контролювати розмову, а за необхідності, і домінувати у бесіді);

- спілкуватися з "проблемними" співрозмовниками (неуважними, агресивними, незадоволеними тощо);

- вести неформальну бесіду, яка є необхідним і надзвичайно важливим елементом встановлення та підтримання контактів з іншими людьми, а також є невід'ємним елементом ділових зустрічей;

- застосовувати принципи ефективного спілкування при веденні ділових засідань, бесід та переговорів;

- знати принципи та правила письмового спілкування (написання ділових листів, меморандумів для внутрішнього користування, листів-подяк тощо);

- спілкуватися за допомогою технічних засобів - знати норми та правила ділового етикету при використанні технічних засобів - телефонів, факсів, мобільних телефонів, електронної пошти.

Деякі з названих елементів уміння спілкуватися можуть, на перший погляд, здатися неважливими, такими, що не потребують уваги, та, на жаль, щоденна практика свідчить про прикрі помилки дипломатичних співробітників під час їхнього спілкування не лише між собою, але й з діловими партнерами. Це і неповажливе ставлення до своєї візитної картки, яка може бути неохайною або ж невідповідної якості; неповага до візитної картки іншої особи - складання її удвоє, неуважне ставлення до інформації, представленій на ній. Це і невміння представити присутніх та, за необхідності, себе; забування представити під час розмови по телефону й себе; невміння розмістити учасників ділової зустрічі у приміщенні найбільш ефективним способом - без створення додаткових бар'єрів між ними і з правильним планом розміщення їх за столом тощо.

Наявні помилки та недоліки у ділових манерах дипломатичних співробітників не лише завдають прикростей їх власному професійному іміджу, але можуть створити невигідне враження про відомство, яке вони представляють.

Вірогідність такого негативного ефекту зростає у тому разі, коли помилки у ділових манерах, етикеті допускаються дипломатичними співробітниками у країнах з так званими "знаковими культурами", де форма має не менше, а у деяких ситуаціях і більше значення, ніж зміст зробленого чи сказаного (прикладом таких знакових культур можуть бути Китай, Японія та Сінгапур)[3, c. 72-74].

Знання загальних принципів та правил ділової культури, розуміння їх важливості для досягнення успіхів у професійній діяльності очевидно і логічно призводять до усвідомлення своєрідності ділових культур різних регіонів та країн світу. При цьому дипломатичним співробітникам необхідно не лише визнавати наявність своєрідних, особливих рис у діловій культурі тієї чи іншої конкретної країни (того чи іншого регіону), але намагатися розуміти їх природу (традиції, звичаї, на які вони спираються, з яких вони "виросли"), знати існуючі своєрідні норми і правила та використовувати ці знання у щоденній роботі.

Може здатися, що порівняно із загальними завданнями зовнішньополітичного відомства держави питання ділової культури, ділового етикету мають невелике значення. Насправді ж ділова культура, адекватні ділові манери впливають на корпоративне життя будь-якої організації, у тому числі й зовнішньополітичного відомства країни, у таких аспектах:

- висока ділова культура, діловий етикет допомагають співпрацювати з діловими партнерами як у країні, так і за кордоном;

- у самій організації дотримання норм ділової культури, правил ділового етикету допоможуть поліпшити якість щоденної діяльності, підвищивши її ефективність;

- кожному окремому співробітнику адекватні ділові манери, висока ділова культура можуть допомогти посилити його імідж професіонала.

У сучасному світі значення ділової культури, ділових манер не тільки не зменшується, а, навпаки, зростає. Це пояснюється тим, що зі зміною навколишнього світу, як результат, змінюються і правила поведінки. Так, розвиток нових технологій, видів комунікації, які є безособовими знаряддями спілкування, привів до необхідності додаткових адекватних ділових манер при їх використанні. Зростання у різних сферах людської діяльності, у тому числі й таких, що традиційно вважалися "чоловічими", як наприклад дипломатія, кількості спів-робітників-жінок також привело, разом із певним переосмисленням відомих норм світського етикету, котрий досить часто "не працює" у ділових стосунках, до осучаснення існуючих та створення нових відповідних норм і правил ділового етикету. Необхідність у адекватних ділових манерах посилилась і тому, що нагальною потребою стало зменшення на робочих місцях стресів та небажаних проявів емоцій, які, на жаль, є вагомим елементом сучасного, швидкого та вимогливого, ділового світу, де все зорієнтоване на досягнення потрібних результатів, на досягнення успіху.

Висока ділова культура, діловий етикет сприяють підвищенню ефективності співробітників: працюємо краще не тому, що довше, а тому, що більш організовано, більш вміло та ефективно.

Зростання ролі ділової культури, ділового етикету у сучасному діловому світі, широке усвідомлення їх важливості для досягнення успіхів у будь-якій сфері людської діяльності зумовлюють розуміння необхідності відповідної підготовки сучасних дипломатичних співробітників. У зв'язку з цим представляється необхідним мати відповідні курси у програмах навчальних закладів, де є факультети міжнародного права, міжнародних відносин та міжнародної економіки. Подібні курси повинні не лише охоплювати традиційні питання ділового етикету (вітання, рекомендування, бізнес-картки, ділові обіди тощо), але й включати вивчення законів та правил ефективного спілкування, основ тайм-менеджменту, базових принципів нетворкінгу і т.д., відображаючи тим самим сучасний міжнародний рівень існуючих знань з даної тематики. Для дипломатів з певним досвідом роботи також можливе прослуховування спеціальних, з конкретною тематикою, курсів з питань ділового етикету з метою підвищення ефективності їх роботи.

Без широкої ділової культури, адекватних ділових манер ділова людина, у тому числі дипломатичний співробітник, не має можливості сповна використовувати свій потенціал, бути максимально організованим та ефективним. Ділова культура та етикет є тим додатковим ключем, який допомагає швидше і легше відчинити двері, що ведуть до успіху, як власного, так і загального[6, c. 62-65].


Висновки

Найпоширенішою формою ділового протоколу є прийоми, основи організації яких необхідно знати як бізнесменам, підприємцям, так і менеджерам будь-якого рівня.

Влаштовуються прийоми у зв'язку із завершенням якої-небудь видатної події, в честь прибулої на фірму іноземної делегації чи високого гостя, а також у запланованому порядку. Прийоми мають діловий характер, проводяться з метою поглиблення і розширення ділових контактів, продовження переговорів, здобуття нових партнерів, одержання необхідної інформації, презентації-своєї продукції, реклами тощо. Прийоми — це інструмент ділових стосунків.

Час і засоби для організації прийомів залежать від обставин і бувають різні, але в будь-якому випадку це питання потрібно вивчити завчасно і підготувати його якомога ретельніше, при цьому сторона (особа), що проводить прийом, заздалегідь повинна виконати таку підготовчу роботу:

· визначити вид прийому;

· скласти список запрошених осіб;

· підготувати і завчасно розіслати запрошення;

· підготувати зал чи приміщення;

· скласти, якщо необхідно, план розміщення;

· визначити (скласти) меню, продумати сервіровку столу і порядок обслуговування гостей;

· підготувати тости і промови (на прийомах з розміщенням);

· скласти схему і порядок проведення прийому, розподілити обов'язки між тими, хто готує прийом.

Щоб не порушувати встановлений порядок проведення прийомів і через незнання не образити як приймаючу сторону, так і гостей, необхідно знати особливості різних видів прийомів і правила їх проведення.

Великого поширення набули такі види прийомів: сніданок, обід, вечеря, «бокал шампанського» чи «бокал вина», «чай», «коктейль», «фуршет».

Після вибору виду прийому можна переходити до складання списку запрошених. Особливу увагу при цьому необхідно звернути на те, щоб серед гостей не опинилися особи, які ворожо ставляться один до одного або ж дотримуються протилежних політичних поглядів.


Список використаної літератури

1. Білик Е. Сучасна енциклопедія етикету: 1000 правил і корисних порад/ Елліна Білик,; Пер. з рос. Олени Росінської,. - Донецьк: БАО, 2005. - 382 с.

2. Галушко В. Діловий протокол та ведення переговорів: Навч. посіб./ В.П. Галушко,. - Вінниця: Нова книга, 2002. - 222 с.

3. Гах Й. Етика ділового спілкування: Навчальний посібник/ Йосип Гах,; М-во освіти і науки України, Ін-т менеджменту та економіки "Галицька академія". - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 158 с.

4. Герет Т. Етика бізнесу: монографія/ Томас М.Герет, Річард Дж.Клоноскі,; Пер. з англ. Остап Ватаманюк,; Ред. Степан Панчишин, Роман Цяпало,. - 2-е вид.. - К.: Основи, 1999. - 214 с.

5. Етика ділового спілкування: Курс лекцій/ Міжрегіон. акад.управл. персоналом; Тамара Чмут, Галина Чайка, Микола Лукашевич, Ірина Осечинська. - К.: МАУП, 1999. - 203 с.

6. Кубрак О. Етика ділового та повсякденного спілкування: учбовий посібник/ Олег Кубрак,. - 3-тє вид., стереотип.. - Суми: Університетська книга; К.: ВД "Княгиня Ольга", 2005. - 221 с.

7. Культура ділового спілкування: Навч. посібник/ Укл. Людмила Зубенко, Віктор Нємцов,. - К.: ЕксОб, 2000. - 196 с.

8. Палеха Ю. Ділова етика: учбовий посібник/ Юрій Палеха,; Європейський ун-т фінансів, інформ. систем, менеджм. і бізнесу. - К.: Вид-во Європейського ун-ту фінанас., інформ. систем, менеджменту і бізнесу, 2000. - 179 с.

9. Статінова Н. Етика бізнесу: Навчальний посібник/ Ніна Статінова, Світлана Радченко; М-во освіти і науки України, Київ. нац. торг.-екон. ун-т. - К., 2001. - 279 с.

10. Стоян Т. Діловий етикет: моральні цінності і культура поведінки бізнесмена: Навчальний посібник/ Тетяна Стоян,; М-во освіти і науки України, Київ. економ. ін-т менеджм.. - К.: Центр навчальної літератури, 2004. - 231 с.

11. Тимошенко Н. Дипломатичні та офіційні прийняття //Політика і час. - 1999. - № 1. - C. 71-79

12. Тимошенко Н. Дипломатичні та офіційні прийняття //Політика і час. - 1999. - № 4. - C. 70-77

13. Тимошенко Н. Ділова культура і діловий етикет //Політика і час. - 2005. - № 9-10. - C. 87-90

14. Чмут Т. Етика ділового спілкування: Навчальний посібник/ Т.К. Чмут, Г.Л. Чайка,. - 2-е вид., перероб. і доп.. - К.: Вікар, 2002. - 223 с.





Реферат на тему: Дипломатичні та офіційні прийоми, організація їх обслуговування (курсова робота)


Схожі реферати



5ka.at.ua © 2010 - 2016. Всі права застережені. При використанні матеріалів активне посилання на сайт обов'язкове.    
.